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DeutschHandwerk, Logistik und Industrie
Backup für Logistikunternehmen: Disposition, Tachograph und Auftragsdaten
Mindtime sichert die Server, Datenbanken, Laptops und Microsoft-365-Konten hinter Ihrer Disposition und Ihrem Lager in eigene Tier-III-Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden. Die Kopien sind unveränderlich, eine ist als Air-Gap-Kopie getrennt, und Disaster Recovery stellt Standby-Infrastruktur für Systeme bereit, ohne die nichts fährt.
Auf Deutsch, Niederländisch oder Englisch.
- DE · NLGespeichert ausschließlich in eigenen Tier-III-Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden
- UnveränderlichObject-Lock-Speicher plus eine Air-Gap-Kopie; wir prüfen jeden Backup-Job
- ISO 27001 · NEN 7510Zertifiziert nach ISO 27001 und NEN 7510, der niederländischen Norm für Informationssicherheit im Gesundheitswesen; ein AVV zu jedem Vertrag
- DE · NL · ENSupport von Menschen, kein Callcenter im Ausland, keine Chatbots
Die kurze Antwort
Eine Spedition braucht ein Backup, weil Dispositionsdaten, Tachographen-Downloads und Sendungsunterlagen die Lkw am Laufen halten und Kontrolleuren vorzulegen sind. Mindtime sichert Server, Datenbanken, Laptops und Microsoft 365 rund um Ihr TMS und WMS, legt unveränderliche Kopien in Deutschland und den Niederlanden ab und bietet Disaster Recovery mit vierteljährlichen Tests.
Was auf dem Spiel steht
Was ein Transportunternehmen an Daten verlieren kann
Tachographen-Downloads
Die Dateien von Fahrerkarten und Massenspeichern liegen oft auf einem einzigen Büro-PC. Fällt er aus, fehlt das Archiv bei der nächsten Kontrolle.
Dispositions- und Auftragsdaten
Aufträge, Touren, Zeitfenster und Ablieferbelege liegen im TMS oder WMS. Ohne sie kann die Disposition den morgigen Tag nicht planen und die Buchhaltung die gestrigen Fahrten nicht abrechnen.
Kunden- und Sendungsunterlagen
Frachtbriefe, Zollpapiere und Kundenanweisungen kommen per E-Mail und landen in Ordnern. Bei einem Schadensfall oder einer Prüfung brauchen Sie sie.
Regeln und Pflichten
Was Fahrpersonalrecht, Steuerrecht und BSIG von Logistikern verlangen
Zusammengefasst aus den Quellen am Ende dieser Seite. Das ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung.
Tachographendaten: 28 und 90 Tage, dazu Sicherheitskopien
Nach § 2 Abs. 5 FPersV stellt der Unternehmer sicher, dass Daten der Fahrerkarten spätestens 28 Kalendertage und Daten aus dem Massenspeicher des Fahrtenschreibers spätestens 90 Tage nach einem Ereignis zur Speicherung im Betrieb kopiert werden. Die Behörde kann die Daten verlangen. Von allen kopierten Daten erstellt der Unternehmer unverzüglich Sicherheitskopien auf einem gesonderten Datenträger. [1]
Schaublätter und Ausdrucke: mindestens ein Jahr
Art. 33 Abs. 2 der Verordnung (EU) Nr. 165/2014 verpflichtet das Unternehmen, Schaublätter und Ausdrucke mindestens ein Jahr nach Verwendung aufzubewahren und Kontrolleuren auf Verlangen vorzulegen. Für die heruntergeladenen Daten nennt dieser Artikel keine eigene Aufbewahrungsdauer. Klären Sie sie mit Ihrer IHK oder dem BALM. [2]
Arbeitszeitnachweise: zwei Jahre
Nach § 16 Abs. 2 ArbZG zeichnen Arbeitgeber die über die werktägliche Arbeitszeit nach § 3 Satz 1 hinausgehende Arbeitszeit auf und bewahren die Nachweise mindestens zwei Jahre auf. Auch die Disposition und der Zeiterfassungs-Server gehören damit zu dem, was Sie sichern müssen. [5]
Rechnungen und Frachtpapiere: 8 und 6 Jahre
§ 147 Abs. 3 AO verlangt für Buchungsbelege acht Jahre, für sonstige steuerlich relevante Unterlagen sechs Jahre. § 257 Abs. 4 HGB nennt dieselben Fristen, die mit dem Schluss des Kalenderjahres beginnen. Bei einer Betriebsprüfung kann die Finanzbehörde nach § 147 Abs. 6 AO Einsicht in die gespeicherten Daten nehmen. [6]
NIS2: Güterkraftverkehr steht nicht in Anlage 1
Im Sektor „Transport und Verkehr“ nennt Anlage 1 BSIG im Straßenverkehr nur Betreiber von Verkehrsbeeinflussungsanlagen und intelligenten Verkehrssystemen. Güterbeförderungsunternehmen der Binnen-, See- und Küstenschifffahrt (Nr. 2.3.1) und Eisenbahnverkehrsunternehmen (Nr. 2.2.2) stehen drin, Postdienstleister einschließlich Kurierdiensten stehen in Anlage 2 (Nr. 1.1.1). [8]
Wenn etwas schiefgeht
Ein ausgefallener Host im Serverraum
Beispiel: Eine mittelständische Spedition betreibt Dispositionssoftware und Tachographen-Archiv auf einer virtuellen Maschine im eigenen Serverraum. Ein Überspannungsschaden legt den Host über Nacht lahm. Mit Mindtime Disaster Recovery weicht die Spedition auf Standby-Infrastruktur aus, die Disposition arbeitet weiter, während neue Hardware bestellt wird. Das Tachographen-Archiv stellt sie aus den unveränderlichen Backups wieder her, vollständig für die nächste Kontrolle.
So schützt Mindtime Ihre Daten
Backup für Logistikunternehmen, Workload für Workload
- VMware- und Hyper-V-BackupPlanungs- und Lagersysteme im eigenen Haus laufen meist als virtuelle Maschinen, die sich als Ganzes wiederherstellen oder auf Standby-Infrastruktur starten lassen.
- Datenbank-BackupTMS- und WMS-Daten liegen in SQL Server, PostgreSQL oder ähnlichen Datenbanken, die konsistente Backups brauchen.
- Microsoft-365-BackupKundenaufträge, Frachtpapiere und Reklamationen laufen per E-Mail und in gemeinsamen Ordnern.
- Backup für Laptops und EndgeräteLaptops der Disponenten und der PC mit den Tachographen-Downloads sind Einzelpunkte, deren Ausfall wehtut.
- Disaster RecoveryDie Lkw fahren auch bei einem Ausfall weiter, also muss die Disposition weiterarbeiten.
- NIS2 ComplianceLogistiker in einem gelisteten Teilsektor mit ausreichender Größe müssen Backup-Management nachweisen.
Ihre Software und was wir darum herum sichern
| Soloplan CarLo | Transportmanagementsystem für Disposition, Tourenplanung, Abrechnung und Telematik. Läuft die Software auf Ihrem eigenen Server, sichert Mindtime diesen Server und die Datenbank. Nutzen Sie eine gehostete Variante, klären Sie Export und Aufbewahrung mit dem Anbieter. |
|---|---|
| Transporeon | Cloudbasierte Plattform für Verlader und Frachtführer. Die Daten liegen beim Anbieter, prüfen Sie dessen Export- und Aufbewahrungsregeln. Mindtime schützt die Microsoft-365-Postfächer, Dateien und Laptops, mit denen Ihre Disponenten drumherum arbeiten. |
| Webfleet | Flottenmanagement mit Fahrzeugortung und der Möglichkeit, Tachographendaten herunterzuladen. Behalten Sie eine eigene Kopie der heruntergeladenen Dateien. Liegen sie auf Ihrem Server oder NAS, sichert Mindtime ihn. |
| Tachographen-Archiv auf PC oder Server | Dateien aus Auslesewerkzeugen liegen häufig auf einem einzigen Büro-PC. Mindtime sichert diesen PC oder Server, sodass das Archiv einen Hardwaredefekt übersteht. |
| Selbst betriebene TMS- und WMS-Datenbanken | Läuft Ihr Planungssystem auf SQL Server oder einer anderen Datenbank auf eigener Hardware, sichert Mindtime die Datenbank und die virtuelle Maschine, auf der sie läuft. |
Vor dem Wechsel
Was Logistikunternehmen uns zuerst fragen
Unser TMS-Anbieter macht doch Backups.
Fragen Sie nach, was er abdeckt und wie lange er aufbewahrt. Ihre eigenen Server, das Tachographen-Archiv, Postfächer und Laptops brauchen trotzdem Schutz. Mindtime sichert sie und legt zusätzlich eine Air-Gap-Kopie an.
Für einen Wiederherstellungstest können wir den Betrieb nicht anhalten.
Mindtime Disaster Recovery läuft auf Standby-Infrastruktur und nicht auf Ihren Produktivsystemen. Der erste Test-Failover findet in der Regel innerhalb von 10 Tagen statt, danach alle drei Monate. Sie wissen also vorher, ob die Wiederherstellung klappt.
Verlassen unsere Daten die EU?
Nein. Mindtime speichert Backups ausschließlich in eigenen Tier-III-Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden, und zu jedem Vertrag gehört ein AVV.
Häufige Fragen
Häufige Fragen zum Backup für Logistikunternehmen
Fällt mein Transportunternehmen unter NIS2?
Das hängt von Tätigkeit und Größe ab. Der Güterkraftverkehr als solcher steht nicht in Anlage 1 BSIG, im Straßenverkehr nur Betreiber von Verkehrsbeeinflussungsanlagen und intelligenten Verkehrssystemen. Gelistet sind Schifffahrtsunternehmen und Eisenbahnverkehrsunternehmen, in Anlage 2 Post- und Kurierdienste. Dazu kommt die Größe: ab 50 Beschäftigten oder mehr als 10 Millionen Euro Jahresumsatz und Jahresbilanzsumme. Die Betroffenheitsprüfung des BSI hilft bei der Einordnung.
Wie lange müssen wir Tachographendaten aufbewahren?
Für Schaublätter und Ausdrucke nennt Art. 33 Abs. 2 der Verordnung (EU) Nr. 165/2014 mindestens ein Jahr. Eine eigene Frist für heruntergeladene Daten steht dort nicht, und Steuerrecht kann längere Fristen auslösen. Klären Sie das mit IHK oder BALM. § 2 Abs. 5 FPersV verlangt in jedem Fall Sicherheitskopien auf einem gesonderten Datenträger.
Kann Mindtime unsere Dispositionsdatenbank sichern?
Ja, wenn sie auf Ihrer eigenen Hardware oder in Ihrer eigenen Cloud-Umgebung läuft. Mindtime sichert SQL-Server-, MySQL-, PostgreSQL-, MariaDB- und Oracle-Datenbanken, virtuelle Maschinen auf VMware, Hyper-V und Proxmox sowie Workloads in AWS, Azure und Google Cloud. Bei einem SaaS-TMS hält der Anbieter die Daten, prüfen Sie dessen Exportmöglichkeiten.
Was leistet Mindtime für die Backup-Anforderungen von NIS2?
§ 30 Abs. 2 Nr. 3 BSIG nennt Backup-Management und Wiederherstellung nach einem Notfall. Mindtime hilft bei diesem Backup-Teil: unveränderliche Kopien, eine Air-Gap-Kopie, geprüfte Backup-Jobs, Malware-Scans und vierteljährliche DR-Tests liefern Nachweise für die Aufsicht. Risikoanalyse, Meldungen und Verantwortung der Geschäftsleitung bleiben bei Ihnen.
Wie fangen wir an?
Vereinbaren Sie eine kostenlose 15-minütige Demo mit einem Mindtime-Spezialisten und gehen Sie Server, Datenbanken, Tachographen-Archiv und Postfächer durch. Arbeitet Ihr Büro mit Microsoft 365, können Sie das Microsoft-365-Backup 7 Tage kostenlos testen. Den Support leisten Menschen auf Deutsch, Niederländisch und Englisch, kein Chatbot.
Mit Ihren eigenen Daten
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Wir zeigen Ihnen ein Backup und eine Wiederherstellung und beantworten Ihre Fragen auf Deutsch, Niederländisch oder Englisch. Kein Callcenter im Ausland, keine Chatbots.