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DeutschHandwerk, Logistik und Industrie
Datensicherung für Bestattungsunternehmen, Krematorien und Friedhöfe
Mindtime sichert Akten, Register, Postfächer und Fotos Ihres Bestattungsunternehmens in eigenen Tier-III-Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden. Die Kopien sind unveränderlich, eine liegt als Air-Gap-Kopie getrennt. Menschen prüfen jeden Backup-Job und antworten Ihnen auf Deutsch.
Auf Deutsch, Niederländisch oder Englisch.
- DE · NLGespeichert ausschließlich in eigenen Tier-III-Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden
- UnveränderlichObject-Lock-Speicher plus eine Air-Gap-Kopie; wir prüfen jeden Backup-Job
- ISO 27001 · NEN 7510Zertifiziert nach ISO 27001 und NEN 7510, der niederländischen Norm für Informationssicherheit im Gesundheitswesen; ein AVV zu jedem Vertrag
- DE · NL · ENSupport von Menschen, kein Callcenter im Ausland, keine Chatbots
Die kurze Antwort
Ein Backup für Bestattungsunternehmen sichert Trauerfall-Akten, Register und Fotos, die sich nicht neu anlegen lassen. Wer ein Krematorium oder einen Friedhof betreibt, muss in Nordrhein-Westfalen das Bestattungsbuch 30 Kalenderjahre nach der letzten Eintragung aufbewahren (§ 5 BestG NRW). Mindtime sichert die PCs, NAS und Microsoft-365- oder Google-Workspace-Konten, auf denen das liegt.
Was auf dem Spiel steht
Diese Daten darf ein Bestattungsunternehmen nicht verlieren
Bestattungsbuch und Urnenregister
Wer ein Krematorium oder einen Friedhof betreibt, trägt Verstorbene, Bestattungstag und Grabstelle ein, bei Urnen auch Übergabe und Empfänger. Angehörige fragen Jahrzehnte später danach, wenn sie ein Grab suchen.
Trauerfall-Akten
Wünsche der Familie, Kontaktdaten, Bestellungen für Blumen, Drucksachen und Trauerfeier sowie Vereinbarungen sammeln Sie in wenigen Tagen. Eine zweite Gelegenheit, sie zu erfragen, gibt es nicht. Gehen sie verloren, ist das auch eine Datenpanne im Sinn der DSGVO.
Fotos, Musik und Aufnahmen der Trauerfeier
Bildershows, Musiklisten, Trauerreden und Mitschnitte gehören zu den persönlichsten Dateien, die Sie halten. Fehlen sie, merkt es die Familie, nicht nur Ihr Betrieb.
Regeln und Pflichten
Was die Bestattungsgesetze der Länder und das Steuerrecht verlangen
Zusammengefasst aus den Quellen am Ende dieser Seite. Das ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung.
Bestattungsbuch: 30 Kalenderjahre (§ 5 BestG NRW)
Das nordrhein-westfälische Bestattungsgesetz verpflichtet Friedhofsträger, Träger von Feuerbestattungsanlagen und weitere Stellen, ein Bestattungsbuch zu führen. Es enthält Name, Geburtsdatum, Todestag, Bestattungstag und die genaue Grabstelle. Das Buch ist 30 Kalenderjahre nach der letzten Eintragung aufzubewahren, die zugehörigen Unterlagen zehn Kalenderjahre nach ihrem Ausstellungsdatum. [1]
Bestattungsverzeichnisse in Bayern (§ 29 BestV)
Auch Bayern verlangt Verzeichnisse von Friedhofsträgern und Betreibern von Krematorien. Das Verzeichnis eines Krematoriums enthält unter anderem Einäscherungstag, Datum der Aushändigung der Asche und Name und Anschrift des Empfängers. Es ist mindestens zehn Jahre aufzubewahren. Schließt ein privates Krematorium, übergibt der Betreiber die Verzeichnisse der Gemeinde. [3]
Zuordnung der Totenasche (§ 15 BestG NRW)
Der Träger der Feuerbestattungsanlage hat laut § 15 Abs. 5 BestG NRW die Zuordnung der Totenasche sicherzustellen. Die Hinterbliebenen weisen die Beisetzung binnen sechs Wochen nach Aushändigung nach. Ihre Unterlagen zu Einäscherung und Urnenübergabe müssen also jederzeit auffindbar sein. [2]
Rechnungen und Belege: acht und zehn Jahre
Nach § 147 Abs. 3 AO und § 257 Abs. 4 HGB gelten für Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre, für Buchungsbelege acht Jahre und für Geschäftsbriefe sechs Jahre. Dazu zählen Rechnungen an Familien und Lieferanten, die Sie per Mail versenden oder erhalten. [4]
Datenpannen melden (Art. 33 DSGVO)
Verlieren Sie Angehörigendaten, melden Sie dies unverzüglich und möglichst binnen 72 Stunden der Datenschutzaufsichtsbehörde, wenn die Verletzung voraussichtlich ein Risiko für die Betroffenen birgt. Sie dokumentieren jede Verletzung mit Fakten, Auswirkungen und Abhilfemaßnahmen (Art. 33 Abs. 5 DSGVO). [6]
Wenn etwas schiefgeht
Die NAS fällt in der Trauerwoche aus
Beispiel: Ein kleines Bestattungshaus hält Trauerfall-Akten und Bildershows auf einer NAS im Büro. Die NAS fällt aus, während zwei Trauerfeiern vorbereitet werden. Die Mitarbeitenden stellen Akten und Familienfotos aus dem Mindtime-Backup auf einem Ersatzgerät wieder her. Beide Feiern laufen mit der Musik und den Bildern, die die Familien ausgewählt haben.
So schützt Mindtime Ihre Daten
Backup für Bestattungsunternehmen, Workload für Workload
- Microsoft-365-BackupAbstimmungen mit Familien, Floristen, Gärtnern und Friedhofsverwaltungen laufen über Outlook und geteilte Ordner.
- Google-Workspace-BackupKleinere Häuser arbeiten oft mit Gmail und Google Drive, wo ein geleerter Papierkorb schwer rückgängig zu machen ist.
- NAS-BackupBildershows, Mitschnitte und Fotoarchive sind groß und liegen meist auf einer NAS.
- Backup für Laptops und EndgeräteLaptops auf Hausbesuchen bei Familien enthalten Notizen und Wünsche, bevor sie im Büro ankommen.
- Datenbank-BackupEin Register in einer Datenbank braucht konsistente, wiederherstellbare Kopien.
Ihre Software und was wir darum herum sichern
| BestattungONE (Neolu) | Cloudbasierte Verwaltungssoftware für Bestattungsunternehmen mit Fallverwaltung, Kremationsverwaltung und Rechnungen. Fragen Sie den Anbieter nach Export und Aufbewahrung. Mindtime sichert Ihr Microsoft 365 oder Google Workspace und die PCs, auf denen Sie die Dateien weiterbearbeiten. |
|---|---|
| Bestattungsbuch und Urnenregister | Oft eine Datenbank oder Tabelle auf einem lokalen Server. Mindtime sichert den Server, die NAS oder die Datenbank (SQL Server, MySQL, PostgreSQL, MariaDB, Oracle), in der das Register liegt. |
| Fotos, Musik und Mitschnitte | Große Dateien auf einer NAS oder in geteilten Laufwerken. Mindtime sichert Synology- und QNAP-NAS, Microsoft 365 und Google Workspace. |
| Buchführung mit DATEV | Die Buchführung führt meist der Steuerberater. Mindtime sichert bei Ihnen die Postfächer und Ordner, in denen Rechnungen an Familien und von Lieferanten eingehen. |
Vor dem Wechsel
Was Bestatter uns zuerst fragen
Unsere Arbeit ist persönlich, nicht digital.
Die Begleitung der Familien ist persönlich, die Akten, Register und Fotos sind digital. Mindtime sichert sie im Hintergrund und prüft jeden Backup-Job, damit Ihr Team bei den Familien bleiben kann.
Wohin gehen die Daten der Familien?
In eigene Tier-III-Rechenzentren von Mindtime in Deutschland und den Niederlanden, bei der Übertragung mit AES-256 verschlüsselt. Mindtime ist ISO-27001- und NEN-7510-zertifiziert; NEN 7510 ist die niederländische Norm für Informationssicherheit im Gesundheitswesen. Zu jedem Vertrag gehört ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).
Wir sind ein kleiner Familienbetrieb.
Kleine Teams haben nach dem Ausfall einer NAS die wenigste Zeit. Testen Sie das Microsoft-365- oder Google-Workspace-Backup 7 Tage kostenlos oder vereinbaren Sie eine kostenlose 15-minütige Demo für Ihre PCs und Ihre NAS.
Häufige Fragen
Häufige Fragen zum Backup für Bestattungsunternehmen
Wie lange muss ein Bestattungsbuch aufbewahrt werden?
Das regelt jedes Bundesland selbst. In Nordrhein-Westfalen sind es 30 Kalenderjahre nach der letzten Eintragung, in Bayern mindestens zehn Jahre für das Verzeichnis eines Krematoriums. Prüfen Sie die Vorschrift Ihres Landes und Ihre Friedhofssatzung. Behandeln Sie das Register als Dauerbestand: Sichern Sie es außer Haus und üben Sie die Wiederherstellung.
Gilt die NIS2-Richtlinie für Bestattungsunternehmen?
Voraussichtlich nicht. Anlage 1 und Anlage 2 BSIG nennen Bestattung und Krematorien nicht. Das NIS2UmsuCG gilt außerdem erst ab 50 Beschäftigten oder mehr als 10 Millionen Euro Jahresumsatz und Bilanzsumme (§ 28 BSIG). Die DSGVO-Pflicht, Angehörigendaten zu schützen, gilt unabhängig davon.
Sichert Mindtime auch unsere Livestream-Aufnahmen?
Wenn die Aufnahmen auf einem PC, einer NAS, in Microsoft 365 oder Google Workspace liegen, ja. Aufnahmen, die nur bei einer Streaming-Plattform liegen, hängen von deren Aufbewahrung ab. Laden Sie Dateien, die Sie behalten wollen, herunter.
Was passiert bei einem Ransomware-Angriff?
Die Backups sind per Object Lock unveränderlich und eine Air-Gap-Kopie liegt getrennt, sodass der Angreifer sie nicht löschen kann. Vor der Wiederherstellung scannen wir die Backups auf Malware und stellen sie in einer isolierten Umgebung wieder her.
Wie fangen wir an?
Vereinbaren Sie eine kostenlose 15-minütige Demo und sagen Sie uns, wo Akten, Register und Fotos liegen. Nutzen Sie Microsoft 365 oder Google Workspace, sichern Sie Mail und Dateien zuerst und testen das 7 Tage kostenlos. Mindtime gibt es seit 1998.
Mit Ihren eigenen Daten
15-minütige Demo vereinbaren
Wir zeigen Ihnen ein Backup und eine Wiederherstellung und beantworten Ihre Fragen auf Deutsch, Niederländisch oder Englisch. Kein Callcenter im Ausland, keine Chatbots.