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DeutschHandel, Gastgewerbe und Freizeit
Datensicherung für Einzelhandel und Onlineshops: Bestellungen, Kasse und Kundenkonten
Mindtime kopiert die Server, Bestelldatenbanken, Laptops und das Microsoft 365 oder Google Workspace Ihres Handelsbetriebs in eigene Tier-III-Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden. Eine unveränderliche und eine Air-Gap-Kopie kann Ransomware nicht umschreiben.
Auf Deutsch, Niederländisch oder Englisch.
- DE · NLGespeichert ausschließlich in eigenen Tier-III-Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden
- UnveränderlichObject-Lock-Speicher plus eine Air-Gap-Kopie; wir prüfen jeden Backup-Job
- ISO 27001 · NEN 7510Zertifiziert nach ISO 27001 und NEN 7510, der niederländischen Norm für Informationssicherheit im Gesundheitswesen; ein AVV zu jedem Vertrag
- DE · NL · ENSupport von Menschen, kein Callcenter im Ausland, keine Chatbots
Die kurze Antwort
Händler und Shopbetreiber brauchen ein Backup außer Haus, weil Rechnungen acht Jahre und Bücher und Aufzeichnungen zehn Jahre lesbar bleiben müssen und ein defekter Server oder ein Ransomware-Angriff beides vernichten kann. Mindtime hält unveränderliche, Air-Gap-geschützte Kopien Ihrer Server, Datenbanken und Postfächer in eigenen Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden vor.
Was auf dem Spiel steht
Diese Daten darf ein Händler nicht verlieren
Bestell- und Rechnungshistorie
Jede Bestellung, Erstattung und Rechnung gehört zu Ihren steuerlichen Unterlagen. Geht die Shop-Datenbank verloren, fehlt die Spur, die Zahlungen mit Lieferungen und Retouren verbindet.
Kassenjournal und Lagerbestand
Ihre Kasse erfasst jeden Verkauf mit Uhrzeit und Bediener. Diese Einzelheiten müssen so lange vollständig und lesbar bleiben, wie die Aufbewahrungsfrist läuft, und zwar nicht als Tagessumme.
Kundenkonten und Artikelstamm
Logins, Lieferadressen und über Jahre gepflegte Artikeltexte, Fotos und Preise von Hand neu aufzubauen dauert Monate, wenn die einzige Kopie auf dem ausgefallenen Server lag.
Regeln und Pflichten
Was Steuerrecht, Kassenrecht und Fernabsatzrecht von Händlern verlangen
Zusammengefasst aus den Quellen am Ende dieser Seite. Das ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung.
Rechnungen acht Jahre, Bücher zehn Jahre
Nach § 147 Abs. 3 AO bewahren Sie Bücher, Aufzeichnungen und Jahresabschlüsse zehn Jahre auf, Buchungsbelege acht Jahre und sonstige steuerlich relevante Unterlagen sechs Jahre. Für Rechnungen nennt § 14b Abs. 1 UStG acht Jahre. Die Frist beginnt nach § 147 Abs. 4 AO mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstand. [1]
Daten bleiben verfügbar und prüfbar
Wer Unterlagen auf Datenträgern führt, muss laut § 146 Abs. 5 AO sicherstellen, dass sie die ganze Frist über verfügbar sind und unverzüglich lesbar gemacht werden können. Bei einer Außenprüfung darf die Finanzbehörde nach § 147 Abs. 6 AO Einsicht in die Daten nehmen oder sie in einem maschinell auswertbaren Format verlangen. Ein Bon darf außerdem nicht so geändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr erkennbar ist (§ 146 Abs. 4 AO). [2]
Ladenkasse mit TSE und Beleg
Elektronische und computergestützte Kassensysteme sind nach § 1 KassenSichV elektronische Aufzeichnungssysteme. § 146a Abs. 1 AO verlangt dafür eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung. Nach § 146a Abs. 2 AO stellen Sie dem Kunden zum Geschäftsvorfall einen Beleg aus und händigen ihn aus. Die Finanzbehörde kann bei einer Vielzahl unbekannter Kunden von dieser Pflicht befreien. [4]
Widerruf: 14 Tage ohne Begründung
Verbraucher können Fernabsatzverträge nach § 355 BGB binnen 14 Tagen widerrufen, ohne Begründung. Zur Fristwahrung genügt es, die Erklärung innerhalb der Frist abzusenden. Das bedeutet für Ihre Daten: Bestellung, Bestätigung (§ 312i Abs. 1 Nr. 3 BGB), Versand und Retoure müssen sich Tage und Wochen später noch belegen lassen. [6]
Datenpanne binnen 72 Stunden melden
Kundendaten fallen unter die DSGVO. Art. 33 DSGVO verlangt die Meldung einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten unverzüglich und möglichst binnen 72 Stunden bei der Aufsichtsbehörde, es sei denn, sie führt voraussichtlich nicht zu einem Risiko für die Betroffenen. Jede Verletzung dokumentieren Sie. [8]
Wenn etwas schiefgeht
Wenn der Shop-Server nicht mehr startet
Beispiel: Ein Händler mit zwei Filialen und einem Onlineshop auf eigenem Server stellt montags fest, dass der Server nach einem Speicherfehler nicht hochfährt. Shop, Lagerdatenbank und Kassen-Backoffice liefen auf dieser einen Maschine. Mit einem unveränderlichen Backup außer Haus stellt das Team Server und Datenbank aus der letzten geprüften Sicherung auf Ersatzhardware wieder her und gleicht die jüngsten Bestellungen mit der Übersicht des Zahlungsanbieters ab. Ohne Backup müsste es den Katalog aus Lieferantendateien neu aufbauen und Kunden per Mail nach ihren Bestelldaten fragen.
So schützt Mindtime Ihre Daten
Backup für Einzelhandel und Onlineshops, Workload für Workload
- Datenbank-BackupBestell- und Lagerdatenbanken auf MySQL, MariaDB, PostgreSQL oder SQL Server werden in einem konsistenten Zustand gesichert, nicht als lose Dateien.
- Linux-Server-BackupSelbst gehostete Shops laufen meist auf Linux. Mindtime schützt den ganzen Server samt Konfiguration.
- Microsoft-365-BackupLieferantenmails, Rechnungen in OneDrive und Preislisten in SharePoint erhalten eine getrennte Kopie außerhalb der Microsoft-Umgebung.
- Backup für Laptops und EndgeräteLaptops im Laden und im Homeoffice enthalten Exporte, Produktfotos und Tabellen, die oft nirgends sonst liegen.
- Disaster RecoveryIst Shop oder Kassen-Backoffice ausgefallen, können Sie über die Standby-Infrastruktur weiter verkaufen, während das Original repariert wird.
Ihre Software und was wir darum herum sichern
| Shopware und Shopify | Shopsysteme, die Sie selbst hosten oder als Dienst nutzen. Bei gehosteten Varianten klären Sie mit dem Anbieter, was der Export enthält und wie lange er Daten vorhält. Mindtime schützt das Microsoft 365 oder Google Workspace und die Laptops, mit denen Ihr Team den Shop betreibt. |
|---|---|
| WooCommerce (WordPress) | Läuft WooCommerce auf Ihrem eigenen oder einem gemieteten Linux-Server, sichert Mindtime diesen Server samt MySQL- oder MariaDB-Datenbank. |
| JTL-Wawi | Warenwirtschaft für Händler mit Shop und Marktplätzen. Läuft die Wawi mit ihrer Datenbank auf einem Server in Ihren Räumen, sichert Mindtime diesen Server. |
| Lexware Office und DATEV | Buchhaltung läuft häufig in der Cloud oder beim Steuerberater. Prüfen Sie Export und Aufbewahrung beim Anbieter. Mindtime sichert Belegordner, Mails und Tabellen auf Ihren Laptops und in Ihrem Microsoft 365. |
| Marktplatz-Konten (zum Beispiel Amazon, eBay, Otto) | Bestellungen über Marktplätze liegen in deren Systemen. Ziehen Sie regelmäßig Bestell- und Rechnungsexporte in SharePoint, OneDrive oder auf ein NAS, das Mindtime sichert. |
Vor dem Wechsel
Was Händler uns zuerst fragen
Unser Shop-Anbieter oder Hoster macht schon Backups. Warum eine weitere Kopie?
Dessen Backups schützen dessen Plattform, und seine Bedingungen bestimmen, was Sie wie lange zurückbekommen. Lesen Sie die nach. Mindtime hält eine unabhängige Kopie der Server, Datenbanken, Mails und Laptops, die Sie selbst kontrollieren: unveränderlich, mit Air-Gap-Kopie, in eigenen Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden.
Wir sind ein kleiner Laden. Lohnt sich das?
Auch ein kleiner Laden muss Rechnungen acht Jahre aufbewahren, hat aber weniger Leute, die Verlorenes rekonstruieren. Fangen Sie mit dem an, was Sie nicht ersetzen können: dem Kassen-Backoffice, der Shop-Datenbank und dem Postfach des Inhabers. Eine kostenlose 15-minütige Demo zeigt, wie das für Ihr Setup aussieht.
Verlassen unsere Kundendaten die EU?
Nein. Die Backups Ihres Shops liegen ausschließlich in eigenen Tier-III-Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden. Mindtime verschlüsselt bei der Übertragung mit AES-256, und zu jedem Vertrag gehört ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).
Häufige Fragen
Häufige Fragen zum Backup für Einzelhandel und Onlineshops
Wie lange müssen Händler Bestell- und Kassendaten aufbewahren?
Rechnungen acht Jahre (§ 14b UStG), Buchungsbelege ebenfalls acht, Bücher und Aufzeichnungen zehn Jahre (§ 147 Abs. 3 AO). Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstand. Eine Rechnung von heute muss also bis weit ins nächste Jahrzehnt lesbar bleiben. Welche Frist für welche Datei gilt, klärt Ihr Steuerberater.
Reichen USB-Platte oder NAS im Laden?
Bei einem Plattendefekt helfen sie. Gegen Brand, Einbruch oder Ransomware, die jedes Laufwerk im Netz erreicht, schützen sie nicht. Mindtime ergänzt eine unveränderliche Kopie, die sich während der Aufbewahrungsdauer nicht ändern oder löschen lässt, und eine Air-Gap-Kopie, beide außerhalb Ihrer Räume.
Was passiert bei Ransomware auf dem Shop-Server?
Trennen Sie den Server vom Netz und prüfen Sie, ob Kundendaten betroffen sind. Falls ja, melden Sie nach Art. 33 DSGVO binnen 72 Stunden. Die Wiederherstellung beginnt mit einem Backup, das der Angreifer nicht ändern konnte. Mindtime scannt Backups auf Malware und stellt zuerst in einer isolierten Umgebung wieder her. Administrative Aktionen verlangen MFA, was das Löschen von Backups mit gestohlenen Zugangsdaten erschwert.
Können Sie einen Händler mit mehreren Filialen sichern?
Ja. Kassen-PCs, Laptops und ein lokales NAS jeder Filiale lassen sich in einem Konto mit Ihren zentralen Servern und Ihrem Microsoft 365 oder Google Workspace führen. Mindtime prüft jeden Backup-Job und überwacht rund um die Uhr. Eine Filiale, deren Backup stehen geblieben ist, fällt so sofort auf und nicht erst bei der Wiederherstellung.
Fällt mein Handelsbetrieb unter NIS2?
Meist nicht. Der Handel steht nicht in der Sektorenliste der Anlagen 1 und 2 des BSI-Gesetzes. Anlage 2 nennt Betreiber von Online-Marktplätzen. Der Betreiber eines eigenen Shops ist nicht automatisch einer. Wichtige Einrichtungen sind laut Handelskammer Hamburg ab 50 Beschäftigten oder mehr als 10 Millionen Euro Jahresumsatz und Jahresbilanz erfasst. Prüfen Sie Ihre Lage bei Zweifeln mit dem BSI.
Deckt ein Backup meine PCI-DSS-Pflichten ab?
Welche PCI-DSS-Anforderungen für Ihren Shop gelten, sagt Ihnen Ihr Zahlungsdienstleister. Ein Backup erfüllt davon nur einen Teil: Es stellt sicher, dass die Systeme und Unterlagen, auf die Sie sich stützen, wiederherstellbar bleiben. Mindtime ist ISO-27001-zertifiziert, was hilft, wenn ein Prüfer fragt, wie Ihr Backup-Anbieter arbeitet.
Mit Ihren eigenen Daten
15-minütige Demo vereinbaren
Wir zeigen Ihnen ein Backup und eine Wiederherstellung und beantworten Ihre Fragen auf Deutsch, Niederländisch oder Englisch. Kein Callcenter im Ausland, keine Chatbots.