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Handel, Gastgewerbe und Freizeit

Datensicherung für Bäckereien und Lebensmittelhandwerk: Rezepturen, Bestellungen und Rückverfolgbarkeit

Mindtime sichert Produktions-PC, Bestelldatenbank, Laptops und Ihr Microsoft 365 oder Google Workspace. Rezepturen, Lieferdokumente und Aufträge liegen als unveränderliche Kopien in eigenen Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden.

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Auf Deutsch, Niederländisch oder Englisch.

Ladengeschäft mit ausgestellten Produkten
  • DE · NLGespeichert ausschließlich in eigenen Tier-III-Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden
  • UnveränderlichObject-Lock-Speicher plus eine Air-Gap-Kopie; wir prüfen jeden Backup-Job
  • ISO 27001 · NEN 7510Zertifiziert nach ISO 27001 und NEN 7510, der niederländischen Norm für Informationssicherheit im Gesundheitswesen; ein AVV zu jedem Vertrag
  • DE · NL · ENSupport von Menschen, kein Callcenter im Ausland, keine Chatbots

Die kurze Antwort

Bäckereien und Lebensmittelhandwerker müssen Lieferanten und gewerbliche Abnehmer ihrer Waren benennen können (Art. 18 VO (EG) 178/2002) und bei loser Ware Allergeninformationen belegen. Mindtime hält unveränderliche, geprüfte Kopien von Servern, Datenbanken, Laptops und Postfächern in eigenen Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden bereit.

Was auf dem Spiel steht

Diese Daten darf eine Bäckerei nicht verlieren

  • Rezepturen und Produktspezifikationen

    Rezepturen, Zutatenspezifikationen und Etikettendaten sind Ihr Handwerk in Schriftform. Allergenangaben im Laden und auf dem Etikett stimmen nur, wenn diese Daten stimmen.

  • Lieferscheine, Chargen und Abnehmerlisten

    Wer Rückverfolgbarkeit belegen muss, braucht Wareneingänge mit Lieferant, Datum und Menge sowie Lieferungen an Gastronomen, Kantinen und Händler. Liegen diese Belege nur auf einem Rechner im Büro, geht die Spur mit ihm verloren.

  • Daueraufträge und Produktionslisten

    Filialen, Großkunden und Caterer bestellen täglich. Das Bestellsystem macht daraus vor Sonnenaufgang Produktionslisten und Lieferscheine. Fällt es aus, stehen die Öfen still.

Regeln und Pflichten

Was Lebensmittelrecht und Steuerrecht von Bäckereien verlangen

Zusammengefasst aus den Quellen am Ende dieser Seite. Das ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung.

  1. Rückverfolgbarkeit: ein Schritt zurück, ein Schritt vor

    Lebensmittelunternehmer müssen nach Art. 18 Abs. 2 VO (EG) 178/2002 jede Person feststellen können, von der sie ein Lebensmittel oder einen Stoff erhalten haben, und nach Abs. 3 die Unternehmen, an die sie geliefert haben. Die Informationen müssen sie den Behörden auf Aufforderung mitteilen. Endverbraucher fallen nicht darunter. [1]

  2. Wie lange Rückverfolgungsdaten bleiben

    Eine feste Frist nennt Art. 18 nicht. Die Lebensmittelüberwachung Bremen empfiehlt in ihrer Info 16 bei Waren mit Mindesthaltbarkeitsdatum mindestens MHD plus sechs Monate, ohne MHD mindestens fünf Jahre. Die Angaben müssen vollständig und eindeutig dokumentiert sein, etwa durch Lieferdokumente mit Anschrift, Datum, Menge und Chargennummer. [2]

  3. Allergene bei loser Ware

    Für unverpackte Backwaren müssen Kunden die Allergeninformation vor dem Kauf zur Kenntnis nehmen können, zum Beispiel per Schild an der Ware, Aushang oder elektronisch (§ 4 Abs. 3 LMIDV). Geben Sie sie mündlich, verlangt § 4 Abs. 4 LMIDV eine schriftliche oder elektronische Aufzeichnung der Zutaten, die der Behörde unmittelbar und leicht zugänglich ist, und einen Hinweis im Laden. [3]

  4. Filialkassen mit TSE

    Elektronische Kassensysteme und Registrierkassen sind nach § 1 KassenSichV elektronische Aufzeichnungssysteme. Nach § 146a Abs. 1 AO schützt eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung System und Aufzeichnungen, nach Abs. 2 stellen Sie einen Beleg aus. Bücher und Aufzeichnungen bewahren Sie nach § 147 Abs. 3 AO zehn Jahre auf, Buchungsbelege acht Jahre. [6]

  5. Datenpanne binnen 72 Stunden melden

    Bestell- und Kundendaten von Gastronomen und Verbrauchern fallen unter die DSGVO. Eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten melden Sie nach Art. 33 DSGVO unverzüglich und möglichst binnen 72 Stunden der Aufsichtsbehörde, wenn sie voraussichtlich ein Risiko für die Betroffenen bedeutet. [7]

Wenn etwas schiefgeht

Keine Produktionsliste um drei Uhr nachts

Beispiel: Um drei Uhr morgens startet in einer Handwerksbäckerei mit zwei Filialen und einigen Großkunden der PC nicht, auf dem Bestell- und Produktionssoftware läuft. Niemand kann Produktionsliste und Lieferscheine drucken. Weil die Bäckerei Mindtime Disaster Recovery nutzt, schaltet das Team auf die Standby-Kopie um und druckt die Listen dort, während die Hardware repariert wird. Ohne Standby-Infrastruktur stellt sie das Backup auf neuer Hardware wieder her. Das dauert länger, bringt aber Aufträge, Rezepturen und Lieferantendaten vollständig zurück.

So schützt Mindtime Ihre Daten

Backup für Bäckereien und Lebensmittelhandwerk, Workload für Workload

Ihre Software und was wir darum herum sichern

PROFIBACK und TURBOback NEXTBranchensoftware für Bäckereien, unter anderem für Bestellungen, Produktion und Filialen. Läuft sie auf einem PC oder Server in Ihrem Betrieb, sichert Mindtime diese Maschine samt Datenbank. Bei gehosteten Varianten klären Sie Export und Aufbewahrung mit dem Hersteller.
Filialkassen und BackofficeKassensysteme mit TSE liefern Journal und Exportdaten ins Backoffice. Liegt es auf einem Rechner im Betrieb, sichert Mindtime ihn. Wie Sie Daten für die Betriebsprüfung ziehen, klären Sie mit dem Kassenhersteller.
DATEV und LexwareBuchhaltung läuft oft beim Steuerberater oder in der Cloud. Prüfen Sie dort Export und Aufbewahrung. Mindtime sichert Mails, Belegordner und Laptops um die Software herum.
Allergenlisten, Rezepturen und LieferdokumenteOb in Excel, Word oder als gescannter Ordner: Liegen die Dateien auf einem Laptop, in OneDrive oder auf einem NAS, fallen sie unter das Endgeräte-, Microsoft-365- und NAS-Backup.
Webshop und VorbestellungBei gehosteten Shops prüfen Sie die Exportfunktionen der Plattform. Läuft Ihr Shop auf einem eigenen Linux-Server, sichert Mindtime diesen Server und seine Datenbank.

Vor dem Wechsel

Was Bäcker und Konditoren uns zuerst fragen

  • Unser Bäckereisoftware-Hersteller kümmert sich darum.

    Fragen Sie ihn genau, was er wo sichert und was die Bedingungen zu Export und Aufbewahrung sagen. Läuft die Software auf Ihrem eigenen PC oder Server, hält der Hersteller häufig gar keine Kopie. Mindtime sichert diese Maschine mit einer unveränderlichen Kopie, die Ransomware nicht ändern kann.

  • Wie viel Aufwand ist das für eine Bäckerei im Tagesgeschäft?

    Wenig, sobald es läuft. Mindtime prüft jeden Backup-Job und überwacht rund um die Uhr, Sie hören von uns, wenn etwas Aufmerksamkeit braucht. Eine kostenlose 15-minütige Demo zeigt, was dazugehört. Support gibt es auf Deutsch, Niederländisch oder Englisch.

  • Verlassen unsere Rezepturen das Land?

    Sie bleiben in Deutschland oder den Niederlanden, in eigenen Tier-III-Rechenzentren von Mindtime. Die Übertragung ist mit AES-256 verschlüsselt, administrative Aktionen verlangen MFA, und zu jedem Vertrag gehört ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).

Häufige Fragen

Häufige Fragen zum Backup für Bäckereien

Welche Unterlagen verlangt die Lebensmittelkontrolle?

Bei loser Ware die Allergeninformation, mündlich nur mit schriftlicher oder elektronischer Zutatenaufzeichnung (§ 4 Abs. 4 LMIDV). Außerdem müssen Sie auf Aufforderung Lieferanten und gewerbliche Abnehmer benennen können (Art. 18 VO (EG) 178/2002). Liegen diese Belege digital vor, sorgt ein Backup dafür, dass eine Kontrolle nicht auf einen defekten Laptop trifft.

Betrifft NIS2 meine Bäckerei?

Eine Handwerksbäckerei, die in eigenen Filialen verkauft, steht nach dem Wortlaut von Anlage 2 BSIG nicht auf der Liste: Dort stehen Lebensmittelunternehmen im Großhandel und in der industriellen Produktion und Verarbeitung. Ein Betrieb, der industriell produziert oder an den Großhandel liefert, kann als wichtige Einrichtung gelten. Das setzt laut Handelskammer Hamburg mindestens 50 Beschäftigte oder mehr als 10 Millionen Euro Jahresumsatz und Jahresbilanz voraus. Prüfen Sie das mit dem BSI.

Wie schützen Sie Rezepturen vor versehentlichem Löschen?

Legen Sie Rezepturen an einem gemeinsamen Ort ab, in SharePoint, OneDrive oder auf einem Server, nicht auf dem Desktop einer Person, und sichern Sie diesen Ort. Mindtimes Backups sind während ihrer Aufbewahrungsdauer unveränderlich, eine gelöschte oder überschriebene Rezeptur stellen Sie aus einem früheren Stand wieder her. Administrative Aktionen verlangen MFA, niemand entfernt Backups unbemerkt.

Was unterscheidet Backup und Disaster Recovery in einer Bäckerei?

Ein Backup bringt Ihre Daten nach einem Ausfall auf reparierte oder neue Hardware zurück. Disaster Recovery ergänzt Standby-Infrastruktur, sodass Bestell- und Produktionssystem woanders laufen, während das Original repariert wird. Mindtimes erster Test-Failover findet in der Regel innerhalb von 10 Tagen nach dem Start statt, danach folgen vierteljährliche DR-Tests.

Mit Ihren eigenen Daten

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Wir zeigen Ihnen ein Backup und eine Wiederherstellung und beantworten Ihre Fragen auf Deutsch, Niederländisch oder Englisch. Kein Callcenter im Ausland, keine Chatbots.

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