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DeutschHandel, Gastgewerbe und Freizeit
Backup für Fitnessstudios und Sportvereine
Mindtime sichert Laptops, NAS und das Microsoft-365- oder Google-Workspace-Konto Ihres Studios oder Vereins in eigene Tier-III-Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden, unveränderlich und mit Air-Gap-Kopie.
Auf Deutsch, Niederländisch oder Englisch.
- DE · NLGespeichert ausschließlich in eigenen Tier-III-Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden
- UnveränderlichObject-Lock-Speicher plus eine Air-Gap-Kopie; wir prüfen jeden Backup-Job
- ISO 27001 · NEN 7510Zertifiziert nach ISO 27001 und NEN 7510, der niederländischen Norm für Informationssicherheit im Gesundheitswesen; ein AVV zu jedem Vertrag
- DE · NL · ENSupport von Menschen, kein Callcenter im Ausland, keine Chatbots
Die kurze Antwort
Studios und Vereine verwalten Mitgliederverträge, Beitragseinzüge und teils Gesundheitsangaben, und beim Verein liegt vieles auf dem Laptop einer ehrenamtlichen Kassenwartin. Ein Backup außerhalb des Büros stellt Mitgliederlisten, Verträge und Belege nach einem Angriff oder einer Löschung wieder her. Mindtime sichert Laptops, NAS und Cloud-Konten unveränderlich, in eigenen Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden.
Was auf dem Spiel steht
Diese Daten dürfen Studio und Verein nicht verlieren
Mitgliedsverträge, Beitragseinzug und Kündigungen
Wer ist seit wann Mitglied, zu welchem Tarif, und wer hat wann gekündigt? Fehlt diese Liste, wissen Sie nicht, wen Sie zum 1. des Monats abbuchen dürfen. Bei einem Streit über eine Kündigung fehlt Ihnen der Beleg.
Gesundheitsangaben und Trainingspläne
Anamnesebögen mit Verletzungen, Medikamenten oder Herzproblemen sind Gesundheitsdaten. Trainingspläne und Messwerte liegen oft in Tabellen oder gemeinsamen Ordnern, die ein Trainer anlegt und niemand sonst kennt.
Vereinsverwaltung auf einem privaten Laptop
Mitgliederliste, Mannschaftsmeldungen, Protokolle der Mitgliederversammlung und Kassenbuch liegen im Verein oft auf dem Rechner einer Person. Zieht sie weg oder stirbt die Festplatte, verschwindet mit ihr die Vereinshistorie.
Regeln und Pflichten
Was Vereinsrecht, Steuerrecht und Datenschutz verlangen
Zusammengefasst aus den Quellen am Ende dieser Seite. Das ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung.
Eingetragener Verein und Vorstand: §§ 21, 72 BGB
Ein nicht wirtschaftlicher Verein erlangt Rechtsfähigkeit durch Eintragung in das Vereinsregister (§ 21 BGB). Auf Verlangen muss der Vorstand dem Amtsgericht jederzeit eine schriftliche Bescheinigung über die Zahl der Mitglieder vorlegen (§ 72 BGB). Ohne aktuelle Mitgliederliste können Sie das nicht belegen. [1]
Gemeinnützigkeit braucht Aufzeichnungen: § 63 Abs. 3 AO
Eine gemeinnützige Körperschaft muss ihre tatsächliche Geschäftsführung nachweisen. Dafür führt sie nach § 63 Abs. 3 AO ordnungsmäßige Aufzeichnungen über ihre Einnahmen und Ausgaben. Kassenbuch und Belege des Vereins sind genau das. [2]
Aufbewahrungsfristen für Belege: § 147 AO
Nach § 147 Abs. 3 AO gelten zehn Jahre für Bücher, Aufzeichnungen und Jahresabschlüsse, acht Jahre für Buchungsbelege und sechs Jahre für sonstige Unterlagen. Elektronische Kopien müssen nach Abs. 2 über die ganze Frist verfügbar und lesbar bleiben. Das gilt für Beitragsabrechnungen im Studio und für Sponsorenverträge im Verein. [3]
Laufzeit von Studioverträgen: § 309 Nr. 9 BGB
In Allgemeinen Geschäftsbedingungen darf eine Laufzeit nicht länger als zwei Jahre binden. Eine stillschweigende Verlängerung bindet nur, wenn sich der Vertrag auf unbestimmte Zeit verlängert und der Kunde jederzeit mit höchstens einem Monat Frist kündigen kann. Ihre Vertragsunterlagen müssen belegen, welche Fassung ein Mitglied unterschrieben hat. [4]
Gesundheitsdaten: Art. 9 DSGVO
Gesundheitsdaten gehören zu den besonderen Kategorien. Ihre Verarbeitung ist nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO untersagt, soweit keine Ausnahme greift. Eine ausdrückliche Einwilligung für festgelegte Zwecke hebt das Verbot auf (Abs. 2 Buchst. a). Anamnesebögen verdienen deshalb mindestens denselben Schutz wie das Original, auch im Backup. [5]
Datenschutzbeauftragte und Meldung einer Panne: § 38 BDSG, Art. 32 und 33 DSGVO
Nach § 38 Abs. 1 BDSG benennen Verantwortliche eine Datenschutzbeauftragte, wenn sie in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit automatisierter Datenverarbeitung beschäftigen. Art. 32 Abs. 1 Buchst. c DSGVO verlangt die rasche Wiederherstellung nach einem Zwischenfall, Art. 33 Abs. 1 die Meldung an die Aufsichtsbehörde unverzüglich und möglichst binnen 72 Stunden. [6]
Wenn etwas schiefgeht
Das übernommene Konto der Kassenwartin
Beispiel (frei erfunden): Die ehrenamtliche Kassenwartin eines Amateurfußballvereins hält Mitgliederexport, Beitragsübersicht und Sponsorenverträge im Google-Workspace-Konto des Vereins. Eine Phishing-Mail verschafft einem Angreifer Zugriff, er leert die gemeinsame Ablage und sperrt das Konto. Weil der Verein Google Workspace mit Mindtime gesichert hat, stellt der Vorstand die Ablage auf den Stand vor dem Angriff zurück und setzt das Konto zurück. Danach prüft der Vorstand mit seiner Datenschutzbeauftragten, ob er den Vorfall melden muss.
So schützt Mindtime Ihre Daten
Backup für Fitnessstudios und Sportvereine, Workload für Workload
- Google-Workspace-BackupViele Vereine arbeiten mit Gmail und gemeinsamen Ablagen. Mindtime hält eine unabhängige Kopie, mit 7 Tagen kostenlosem Test.
- Microsoft-365-BackupStudios und Vereine mit Microsoft 365 erhalten Postfächer, OneDrive, SharePoint und Teams-Dateien gesichert außerhalb der Microsoft-Umgebung.
- Backup für Laptops und EndgeräteEmpfangs-PC, Studioleiter-Laptop und die Rechner der Ehrenamtlichen halten Exporte und Dokumente, die oft nirgends sonst liegen.
- NAS-BackupEin NAS im Studio oder Vereinsheim mit Fotos, Dokumenten und alten Abrechnungen erhält eine Kopie außer Haus.
Ihre Software und was wir darum herum sichern
| Magicline | Cloud-Software für Fitnessstudios mit Mitgliederverwaltung, Abrechnung, Kursplanung und Kasse. Klären Sie Export- und Aufbewahrungsregeln des Anbieters. Mindtime schützt Mail, Dateien und Laptops rund um die Software. |
|---|---|
| eversports manager und Fitogram | Cloud-Software für Studios mit Buchung und Mitgliederverwaltung. Exportieren Sie Mitglieder- und Zahlungsübersichten regelmäßig in einen gesicherten Speicher, zum Beispiel SharePoint oder ein NAS. |
| easyVerein und S-Verein | Programme zur Vereinsverwaltung mit Mitgliedern, Beiträgen und Buchhaltung. Läuft die Software lokal auf Ihrem Rechner oder Server, sichert Mindtime diesen Rechner. Bei einer Cloud-Variante prüfen Sie die Export- und Aufbewahrungsregeln des Anbieters. |
| Kassenbuch, Protokolle und Tabellen des Vorstands | Meist Excel-Dateien und Word-Dokumente in OneDrive, Google Drive oder auf einem privaten Laptop. Legen Sie sie im Konto des Vereins ab, damit Mindtime sie sichert. |
Vor dem Wechsel
Was Studios und Vereine uns zuerst fragen
Wir sind ein Ehrenamtsverein ohne IT-Budget.
Dann trifft ein Verlust am härtesten, weil niemand dafür bezahlt wird, die Verwaltung neu aufzubauen. Beginnen Sie klein mit dem Vereinskonto bei Microsoft 365 oder Google Workspace, das Sie 7 Tage kostenlos testen, und ergänzen Sie den Laptop der Kassenwartin. Jeder Backup-Job wird geprüft, die Ehrenamtlichen müssen nichts kontrollieren.
Unsere Mitgliederverwaltung speichert doch alles.
Sie speichert, was in diesem System liegt, zu den Bedingungen des Anbieters. Prüfen Sie dessen Export- und Aufbewahrungsregeln. Anamnesebögen, Verträge, Mails, Dienstpläne und Tabellen liegen meist woanders. Mindtime sichert diese Daten in eigenen Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden.
Wo liegen die Daten unserer Mitglieder?
Ausschließlich in eigenen Tier-III-Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden. Die Übertragung ist mit AES-256 verschlüsselt, administrative Aktionen erfordern MFA, und zu jedem Vertrag gehört ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).
Häufige Fragen
Häufige Fragen zum Backup für Fitnessstudios und Sportvereine
Was sollte ein Fitnessstudio sichern?
Mitgliedsverträge und Kündigungen, Übersichten zu Beitragseinzug und SEPA-Mandaten, Anamnesebögen, Trainingspläne, Dienstpläne und das Postfach, in dem Mitglieder schreiben. Manches liegt in der Studiosoftware, vieles in Mails, Tabellen und Ordnern. Sichern Sie das Konto, die Laptops und ein vorhandenes NAS und exportieren Sie Übersichten aus Cloud-Software regelmäßig.
Dürfen Anamnesebögen mit Gesundheitsangaben in ein Backup?
Ein Backup ist eine Kopie derselben Daten, also gelten dieselben Regeln: Schützen Sie die Kopie wie das Original und halten Sie sie nicht länger vor als nötig. Mindtime verschlüsselt die Übertragung mit AES-256, verlangt MFA für administrative Aktionen und ist ISO-27001- und NEN-7510-zertifiziert (NEN 7510, die niederländische Norm für Informationssicherheit im Gesundheitswesen). Klären Sie mit Ihrer Datenschutzbeauftragten die Rechtsgrundlage nach Art. 9 DSGVO.
Wie verhindert ein Verein, dass Daten mit den Ehrenamtlichen verschwinden?
Legen Sie Vereinsdateien in einem Vereinskonto bei Google Workspace oder Microsoft 365 ab, nicht in privaten Konten. Dann gehören Mitgliederliste und Kassenbuch dem Verein und nicht der Person. Sichern Sie dieses Konto. Tritt jemand zurück, bleiben die Dateien, und löscht jemand versehentlich einen Ordner, holen Sie ihn aus der Kopie zurück.
Wie lange müssen Vereine Belege aufbewahren?
Nach § 147 Abs. 3 AO zehn Jahre für Bücher und Aufzeichnungen, acht Jahre für Buchungsbelege, sechs Jahre für sonstige Unterlagen. Gemeinnützige Vereine müssen außerdem Einnahmen und Ausgaben ordnungsmäßig aufzeichnen (§ 63 Abs. 3 AO). Welche Frist für welches Dokument gilt, klärt Ihre Steuerberatung oder Ihr Verband.
Gilt NIS2 für Fitnessstudios und Sportvereine?
Fitness und Sport tauchen in keinem der sieben Sektoren der Anlage 1 und der sieben Sektoren der Anlage 2 BSIG auf. Hinzu kommen Größenschwellen: wichtige Einrichtungen haben mindestens 50 Mitarbeiter oder einen Jahresumsatz und eine Jahresbilanzsumme von jeweils über 10 Millionen Euro (§ 28 Abs. 2 BSIG). Die meisten Studios und Vereine sind nicht betroffen. Die DSGVO gilt dagegen immer. Mindtime erfüllt keine NIS2-Pflicht für Sie, wir liefern den Backup-Teil.
Mit Ihren eigenen Daten
15-minütige Demo vereinbaren
Wir zeigen Ihnen ein Backup und eine Wiederherstellung und beantworten Ihre Fragen auf Deutsch, Niederländisch oder Englisch. Kein Callcenter im Ausland, keine Chatbots.