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Datensicherung für Schulen und Hochschulen
Mindtime sichert Cloud-Konten, Schulserver, NAS, Laptops und Forschungsdaten in eigene Tier-III-Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden, unveränderlich und mit Air-Gap-Kopie. Fragen Sie nach der kostenlosen 15-minütigen Demo.
Auf Deutsch, Niederländisch oder Englisch.
- DE · NLGespeichert ausschließlich in eigenen Tier-III-Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden
- UnveränderlichObject-Lock-Speicher plus eine Air-Gap-Kopie; wir prüfen jeden Backup-Job
- ISO 27001 · NEN 7510Zertifiziert nach ISO 27001 und NEN 7510, der niederländischen Norm für Informationssicherheit im Gesundheitswesen; ein AVV zu jedem Vertrag
- DE · NL · ENSupport von Menschen, kein Callcenter im Ausland, keine Chatbots
Die kurze Antwort
Schulen und Hochschulen brauchen ein Backup außerhalb von Google, Microsoft und dem eigenen Netz. Welche Vorgaben gelten, bestimmt das jeweilige Land: Schulgesetz, Datenschutzverordnung, Hochschulgesetz. Die DSGVO verlangt in jedem Land, Daten nach einem Zwischenfall rasch wiederherzustellen. Mindtime liefert dafür unveränderliche Kopien und eine Air-Gap-Kopie.
Was auf dem Spiel steht
Diese Daten dürfen Schulen und Hochschulen nicht verlieren
Schülerdaten, Zeugnisse und Noten
Zeugnislisten, Notenbögen, Förderpläne und Elternkorrespondenz liegen verteilt auf Schulserver, Lehrerlaptops und in der Cloud. Schreibt der Gesetzgeber 10, 20 oder 50 Jahre Aufbewahrung vor, dürfen die Dateien dazu nicht von einem Ransomware-Angriff abhängen.
Klausuren, Abschlussarbeiten und Prüfungsakten
Eine gelöschte Ablage mit korrigierten Klausuren kurz vor der Notenkonferenz bringt Prüfungsausschüsse und Lehrkräfte in Not. Das Sekretariat kann Noten nicht aus dem Gedächtnis rekonstruieren. In Hochschulen kommen Prüfungsämter und Abschlussarbeiten dazu.
Forschungsdaten und Rohdaten von Lehrstühlen
Messreihen, Interviewaufnahmen und Simulationsergebnisse liegen oft auf Linux-Servern und NAS-Systemen einzelner Lehrstühle, nicht im zentralen Rechenzentrum. Gehen sie verloren, wiederholt niemand das Experiment, und Drittmittelgeber fragen nach der Dokumentation.
Regeln und Pflichten
Was Landesrecht, DSGVO und Wissenschaftspraxis verlangen
Zusammengefasst aus den Quellen am Ende dieser Seite. Das ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung.
Schulen sind Ländersache: Beispiel Nordrhein-Westfalen
Die Verarbeitung von Schüler-, Eltern- und Lehrerdaten regeln in NRW die §§ 120 bis 122 Schulgesetz sowie die Verordnungen VO-DV I und VO-DV II. Das Schulministerium NRW weist auf diese Texte hin. Andere Länder haben eigene Schulgesetze und Verordnungen. Prüfen Sie immer das Recht Ihres Landes. [1]
Aufbewahrungsfristen für Schülerdaten, Beispiel NRW (VO-DV I § 9)
Nach § 9 Abs. 1 VO-DV I gelten in NRW diese Fristen: Zweitschriften von Abgangs- und Abschlusszeugnissen 50 Jahre, Schülerstammblätter 20 Jahre, Zeugnislisten, Zeugnisdurchschriften, Klassen- und Kursbücher und Akten über Schülerprüfungen 10 Jahre, alle übrigen Daten 5 Jahre. Die Fristen beginnen mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Akte geschlossen wurde. Abgelaufene Akten bietet die Schule dem zuständigen Archiv an. [2]
Private Geräte von Lehrkräften, Beispiel NRW (VO-DV I § 2 Abs. 2)
Lehrkräfte dürfen in NRW Schüler- und Elterndaten nur mit schriftlicher Genehmigung der Schulleitung auf privaten Geräten verarbeiten, und ein angemessener technischer Zugangsschutz muss nachgewiesen sein. Daten auf privaten Geräten haben eine Frist von einem Jahr (§ 9 Abs. 2). [2]
Gute wissenschaftliche Praxis: Forschungsdaten archivieren
Der DFG-Kodex „Leitlinien zur Sicherung guter wissenschaftlicher Praxis“ legt in Leitlinie 17 die Archivierung fest. Ein Kommentar der Plattform wissenschaftliche-integritaet.de dazu hält fest, dass Daten zur Nachvollziehbarkeit idealerweise mindestens zehn Jahre archiviert werden sollen. Die Hochschule regelt die Details in ihrer eigenen Forschungsdatenrichtlinie. [4]
Art. 32 und Art. 33 DSGVO
Art. 32 Abs. 1 DSGVO verlangt die Fähigkeit, die Verfügbarkeit personenbezogener Daten und den Zugang zu ihnen nach einem physischen oder technischen Zwischenfall rasch wiederherzustellen, und ein Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung der Maßnahmen. Art. 33 Abs. 1 verlangt, eine Datenschutzverletzung unverzüglich und möglichst binnen 72 Stunden der Aufsichtsbehörde zu melden, außer sie führt voraussichtlich nicht zu einem Risiko. [5]
NIS-2: Bildungseinrichtungen und der IT-Planungsrat
Laut BSI hat der IT-Planungsrat entschieden, den NIS-2-Rahmen nicht auf die öffentliche Verwaltung auf lokaler Ebene und auf Bildungseinrichtungen auszudehnen. Ein eigenes Landesgesetz könnte das trotzdem tun. Prüfen Sie, ob Ihr Land das plant. [7]
Wenn etwas schiefgeht
Klausurwoche und ein übernommenes Admin-Konto
Beispiel (frei erfunden): In der Klausurwoche übernimmt ein Angreifer das Administratorkonto eines Gymnasiums und löscht mehrere geteilte Ablagen, darunter die Ordner der Fachschaften mit korrigierten Klausuren. Die Daten waren nie in Google Vault, und der Papierkorb hilft nur 30 Tage. Die IT stellt die Ablagen aus der unveränderlichen Mindtime-Sicherung wieder her, die außerhalb des Google-Mandanten liegt, und prüft die Dateien mit dem Sekretariat. Danach klärt die Schulleitung mit der oder dem Datenschutzbeauftragten, ob sie den Vorfall nach Art. 33 DSGVO meldet.
So schützt Mindtime Ihre Daten
Backup für Schulen und Hochschulen, Workload für Workload
- Google-Workspace-BackupGmail, Drive und geteilte Ablagen der Fachschaften liegen in einem Tenant, den ein einziges übernommenes Admin-Konto leerräumen kann.
- Microsoft-365-BackupVerwaltung, Hochschulrechenzentrum und viele Schulen nutzen Exchange Online, OneDrive und Teams. Mindtime hält eine Kopie außerhalb des Mandanten.
- Backup für Laptops und EndgeräteLehrerlaptops und Verwaltungsrechner halten lokale Notenlisten und Elternkorrespondenz, die sonst nirgends liegen.
- Linux-Server-BackupSchulserver, Lernplattformen und Forschungsrechner laufen häufig unter Linux. Mindtime sichert sie als Server.
- NAS-BackupNAS-Systeme in Lehrerzimmer, Sekretariat und Institut sammeln Aufnahmen, Fotos und Rohdaten. Mindtime sichert sie mit.
- NIS2 ComplianceBetrifft Sie das NIS2-Recht Ihres Landes oder erfasst es einen Teil Ihrer Einrichtung, gehört das Backup zu den Maßnahmen. Mindtime liefert den Backup-Teil.
Ihre Software und was wir darum herum sichern
| SchILD-NRW und SVWS-Server (Schulverwaltung in NRW) | Das Land NRW stellt beide Programme für die Schulverwaltung bereit. Läuft die Software auf einem Server Ihrer Schule oder des Schulträgers, sichert Mindtime diesen Server. Außerhalb von NRW gelten andere Landessysteme. |
|---|---|
| WebUntis und Untis (Stundenplan) | Stundenplanung für viele Schulen. Prüfen Sie die Export- und Aufbewahrungsregeln des Anbieters. Ihre lokalen Exporte sichert Mindtime mit dem Dateiserver. |
| IServ (Schulplattform) | Viele Schulen betreiben IServ auf einem eigenen Server. Dann sichert Mindtime diesen Server. Bei Hosting durch den Anbieter oder Schulträger klären Sie dessen Sicherung vertraglich. |
| Google Workspace for Education und Microsoft 365 Education | Mail, Dokumente und geteilte Ablagen von Lehrkräften und Verwaltung. Mindtime sichert diese Daten außerhalb Ihres Tenants. |
| HISinOne, Moodle, Stud.IP (Hochschulen) | Campus-Management und Lernplattformen laufen bei Hochschulen oft im eigenen Rechenzentrum. Läuft die Software auf Ihrem Server, sichert Mindtime diesen Server. Bei Betrieb im Verbund klären Sie dessen Sicherung. |
| Forschungsspeicher auf Linux-Servern und NAS | Rohdaten einzelner Lehrstühle. Mindtime sichert Linux-Server und NAS-Systeme direkt. |
Google Workspace
Google-Workspace-Backup für Schulen und Hochschulen
Viele Schulen und Fachbereiche arbeiten mit Gmail, Drive, geteilten Ablagen für Fachschaften und Dateien aus Classroom. Ob ein Land oder Schulträger Google Workspace for Education freigibt, ist eine eigene Entscheidung. Ein Backup ersetzt die Freigabe nicht, und die Freigabe ersetzt kein Backup.
- Dateien im Drive-Papierkorb werden nach 30 Tagen endgültig gelöscht. Administratoren holen Elemente nur bis 25 Tage nach dem Leeren des Papierkorbs zurück. Nach dem Löschen eines Kontos bleiben 20 Tage.
- Google Vault dient Aufbewahrung und eDiscovery, und Google schreibt selbst: „Vault isn’t a data archive“. Entfernen Sie einen Nutzer oder eine erforderliche Lizenz, können Daten unwiderruflich bereinigt werden. Das trifft jeden Sommer, wenn Konten von Abgängern aufgeräumt werden.
- Mindtime sichert Google Workspace in eigene Tier-III-Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden, unveränderlich und mit Air-Gap-Kopie. Sie können es 7 Tage kostenlos testen.
Vor dem Wechsel
Was Schulen und Hochschulen uns zuerst fragen
Google und Microsoft sichern unsere Daten doch schon.
Beide halten Ihre Daten verfügbar, bieten aber begrenzte Wiederherstellung. Bei Google löscht der Drive-Papierkorb nach 30 Tagen endgültig, und Administratoren holen Elemente nur 25 Tage nach dem Leeren zurück. Mindtime hält eine Kopie außerhalb des Tenants.
Unser Budget geht in den Unterricht, nicht in die IT.
Mindtime rechnet nutzungsbasiert ab. Microsoft-365- und Google-Workspace-Backup kosten ab 3,50 € pro Nutzer und Monat zzgl. MwSt. bei jährlicher Abrechnung. Fragen Sie nach der Staffel, wenn Lehrkräfte und Verwaltung zusammenkommen.
Schülerdaten dürfen nicht außerhalb Europas liegen.
Mindtime speichert ausschließlich in eigenen Tier-III-Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden. Zu jedem Vertrag gehört ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Mindtime ist ISO-27001-zertifiziert.
Häufige Fragen
Häufige Fragen zur Datensicherung für Schulen
Gilt NIS2 für Schulen und Hochschulen?
Nach den BSI-Fragen und Antworten hat der IT-Planungsrat entschieden, den NIS-2-Rahmen nicht auf Bildungseinrichtungen und die lokale öffentliche Verwaltung auszudehnen. Für die Landesverwaltungen hat das BSI-Gesetz keine unmittelbare Wirkung, es dient als Orientierung. Ob ein Land eigene Regeln erlässt oder ein privater Träger die Größenschwellen eines Sektors erreicht, prüfen Sie mit der BSI-Betroffenheitsprüfung und Ihrer Landesbehörde. Mindtime erfüllt keine NIS2-Pflicht für Sie, sondern liefert den Backup-Teil.
Wie lange müssen wir Schülerdaten aufbewahren?
Das regelt das Land. In NRW sind es nach § 9 VO-DV I 50 Jahre für Zweitschriften von Abgangs- und Abschlusszeugnissen, 20 Jahre für Schülerstammblätter, 10 Jahre für Zeugnislisten und Klassenbücher und 5 Jahre für alles andere. In Bayern gelten nach § 40 BaySchO andere Fristen: 50 Jahre für Stammblatt und Abschlusszeugnisse, ein Jahr für übrige Teile der Schülerakte, zwei Jahre für Leistungsnachweise. Fragen Sie Ihr Schulamt, welche Fassung gilt.
Was verlangt die DSGVO von einer Schule beim Backup?
Art. 32 DSGVO fordert, Daten nach einem Zwischenfall rasch wiederherstellen zu können und die Wirksamkeit der Maßnahmen regelmäßig zu prüfen. Planen Sie einen Restore-Test pro Halbjahr ein und halten Sie das Ergebnis fest. Bei einer Panne meldet die Schule nach Art. 33 DSGVO innerhalb von 72 Stunden, sofern ein Risiko besteht.
Kann Mindtime Forschungsdaten außerhalb von Microsoft 365 oder Google sichern?
Ja. Mindtime sichert Linux-Server, NAS-Systeme und Endgeräte direkt, ohne dass die Daten in einer Cloud-Suite liegen müssen. Für die Archivierung nach guter wissenschaftlicher Praxis bleibt Ihr Forschungsdatenmanagement zuständig. Das Backup deckt den Verlust ab, nicht die Veröffentlichung.
Kann unser IT-Dienstleister die Backups mehrerer Schulen verwalten?
Ja. Die mandantenfähige Konsole trennt die Daten jeder Schule, die Abrechnung richtet sich nach Nutzung. Schulträger, Systemhaus oder Zweckverband verwalten die Backups. Die Verantwortung bleibt bei der Schule oder beim Träger und wird im Auftragsverarbeitungsvertrag geregelt.
Mit Ihren eigenen Daten
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Wir zeigen Ihnen ein Backup und eine Wiederherstellung und beantworten Ihre Fragen auf Deutsch, Niederländisch oder Englisch. Kein Callcenter im Ausland, keine Chatbots.