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DeutschKommunen und Bildung
Datensicherung für Musikschulen: Anmeldungen, Noten, Aufnahmen
Mindtime sichert Laptops, NAS und Cloud-Konten Ihrer Musikschule in eigene Tier-III-Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden, unveränderlich und mit Air-Gap-Kopie. Fragen Sie nach der kostenlosen 15-minütigen Demo.
Auf Deutsch, Niederländisch oder Englisch.
- DE · NLGespeichert ausschließlich in eigenen Tier-III-Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden
- UnveränderlichObject-Lock-Speicher plus eine Air-Gap-Kopie; wir prüfen jeden Backup-Job
- ISO 27001 · NEN 7510Zertifiziert nach ISO 27001 und NEN 7510, der niederländischen Norm für Informationssicherheit im Gesundheitswesen; ein AVV zu jedem Vertrag
- DE · NL · ENSupport von Menschen, kein Callcenter im Ausland, keine Chatbots
Die kurze Antwort
Eine Musikschule führt Anmeldungen, Beitragsrechnungen, Einwilligungen und Aufnahmen von Kindern. Private Musikschulen müssen Rechnungen und Bücher nach § 147 AO sechs bis zehn Jahre aufbewahren, öffentliche Schulen folgen dem Recht ihres Trägers. Mindtime sichert Laptops, NAS und Cloud-Konten unveränderlich und mit Air-Gap-Kopie.
Was auf dem Spiel steht
Diese Daten darf eine Musikschule nicht verlieren
Anmeldungen, Stundenpläne und Wartelisten
Wer lernt welches Instrument bei wem, in welchem Raum, zu welcher Gebühr? Diese Tabellen entstehen im Büro und bei den Lehrkräften. Verschwinden sie in der Anmeldewoche, fällt der Unterricht im neuen Halbjahr aus Mangel an Daten aus.
Arrangements, Noten und Aufnahmen
Eigene Arrangements für das Schulorchester, gescannte Notensätze und Mitschnitte von Vorspielabenden liegen auf Laptops und dem Büro-NAS. Ein Arrangement lässt sich nicht aus dem Gedächtnis neu schreiben, und eine Aufnahme vom Konzert gibt es nur einmal.
Einwilligungen und Fotos von Vorspielen
Unterschriebene Fotoeinwilligungen der Eltern, Fotos von Konzerten und die Kontaktdaten der Familien liegen häufig in einem Ordner. Der Ordner enthält Daten von Kindern. Geht er verloren oder wird gestohlen, müssen Sie das beurteilen und möglicherweise melden.
Regeln und Pflichten
Was Steuerrecht und Datenschutz von Musikschulen verlangen
Zusammengefasst aus den Quellen am Ende dieser Seite. Das ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung.
Aufbewahrung nach § 147 Abs. 3 AO
Nach § 147 Abs. 3 AO bewahren Sie Bücher, Aufzeichnungen, Inventare und Jahresabschlüsse zehn Jahre auf, Buchungsbelege acht Jahre und die sonstigen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen sechs Jahre. Das gilt für Musikschulen mit Buchführung, etwa als GmbH oder als Verein mit steuerpflichtigem Betrieb. Beitragsrechnungen und Belege zählen dazu. [1]
Handelsbriefe und Handelsrecht: § 257 HGB
Die IHK Düsseldorf nennt für Kaufleute nach § 257 HGB sechs Jahre für Handels- und Geschäftsbriefe und zehn Jahre für Bücher und Jahresabschlüsse. Ob § 257 HGB Ihre Schule betrifft, hängt von der Rechtsform ab. Fragen Sie Ihre Steuerberatung. Digital gespeicherte Unterlagen müssen laut IHK lesbar und bei Buchungsbelegen bildlich mit dem Original übereinstimmen. [2]
Einwilligung für Fotos: Art. 7 DSGVO
Beruht die Verarbeitung auf einer Einwilligung, muss der Verantwortliche sie nachweisen können (Art. 7 Abs. 1 DSGVO). Die betroffene Person darf sie jederzeit widerrufen (Art. 7 Abs. 3). Gehen unterschriebene Formulare verloren, können Sie die Einwilligung nicht mehr nachweisen. [4]
Speicherbegrenzung und Sicherheit: Art. 5 DSGVO
Personenbezogene Daten dürfen nur so lange in identifizierbarer Form gespeichert werden, wie es der Zweck erfordert (Art. 5 Abs. 1 Buchst. e). Außerdem müssen sie so verarbeitet werden, dass angemessene Sicherheit gewährleistet ist (Buchst. f). Lösen Sie ausgetretene Schüler also nach der Frist aus dem Bestand. [3]
Art. 32 und 33 DSGVO bei Panne oder Angriff
Art. 32 Abs. 1 DSGVO verlangt, die Verfügbarkeit personenbezogener Daten nach einem Zwischenfall rasch wiederherstellen zu können. Art. 33 Abs. 1 verlangt, eine Verletzung unverzüglich und möglichst binnen 72 Stunden der Aufsichtsbehörde zu melden, außer sie führt voraussichtlich nicht zu einem Risiko. [5]
Wenn etwas schiefgeht
Ransomware auf dem Empfangsrechner in der Anmeldewoche
Beispiel (frei erfunden): Das Büro einer Musikschule mit freiberuflichen Lehrkräften öffnet in der Anmeldewoche eine gefälschte Rechnung auf dem Empfangsrechner. Die Anmeldetabelle, der Ordner mit den Fotoeinwilligungen und die NAS-Freigabe, die der Rechner synchronisiert, sind verschlüsselt. Weil das NAS auch auf den unveränderlichen Speicher von Mindtime gesichert wurde, kam der Angreifer an diese Kopie nicht heran. Das Büro stellt die Dateien aus der Zeit vor der Infektion wieder her, gleicht sie mit der Verwaltungssoftware ab und fragt die Datenschutzbeauftragte, ob es den Vorfall melden muss.
So schützt Mindtime Ihre Daten
Datensicherung für Musikschulen, Workload für Workload
- Backup für Laptops und EndgeräteDas Büro und die Lehrkräfte arbeiten oft auf eigenen Laptops. Dort liegen Arrangements und Anmeldelisten, die sonst nirgends liegen.
- NAS-BackupAufnahmen, Fotos und Einwilligungsscans liegen auf dem Büro-NAS. Ein Ransomware-Angriff verschlüsselt auch die Freigabe.
- Microsoft-365-BackupMail und Kalender der Schule liegen in Exchange Online und OneDrive. Mindtime hält eine Kopie außerhalb des Kontos.
- Google-Workspace-BackupWo Büro und Lehrkräfte Gmail und Drive nutzen, löscht der Papierkorb nach 30 Tagen endgültig. Mindtime hält eine zweite Kopie.
Ihre Software und was wir darum herum sichern
| Verwaltungssoftware für Unterricht und Beiträge | Ob lokales Programm, Tabelle oder Cloud-Dienst: Läuft die Software auf Ihrem eigenen Rechner oder Server, sichert Mindtime ihn. Bei einem Cloud-Dienst prüfen Sie Export- und Aufbewahrungsregeln des Anbieters. Exportieren Sie regelmäßig in Ihr Dateisystem. |
|---|---|
| MuseScore und Sibelius (Notensatz) | Lehrkräfte schreiben Arrangements und Übungsblätter dort. Die Dateien liegen auf Laptops und NAS. Mindtime sichert diese Geräte. |
| DATEV Unternehmen online, Lexware oder sevDesk (Buchhaltung) | Nutzen Sie lokale Buchhaltung, sichert Mindtime den Rechner. Bei Cloud-Buchhaltung klärt Ihre Steuerberatung Export und Aufbewahrung. Belege, die Sie lokal ablegen, sichern wir mit. |
| Microsoft 365 oder Google Workspace | Mail, Kalender und gemeinsame Ablagen von Büro und Lehrkräften. Mindtime sichert diese Daten außerhalb Ihres Kontos. |
| NAS für Aufnahmen und Fotos (Synology oder QNAP) | Konzertmitschnitte, Fotos und Scans. Mindtime sichert das NAS und verschlüsselt die Übertragung mit AES-256. |
Vor dem Wechsel
Was Musikschulen uns zuerst fragen
Wir sind ein kleiner Verein, finanziert aus Gebühren und Zuschüssen.
Das Backup beginnt bei den Daten, die Sie nicht ersetzen können: Anmeldungen, Beitragsdaten, Einwilligungen, Aufnahmen. Mindtime rechnet nutzungsbasiert ab, Sie zahlen also nur für das, was Sie sichern. Fragen Sie in der Demo nach den Kosten für Ihre Zahl von Geräten und Nutzern.
Unsere Verwaltungssoftware speichert die Anmeldungen doch online.
Ob sie die Daten sichert und wie lange, steht in den Bedingungen des Anbieters. Tabellen, Einwilligungsscans, Arrangements und Fotos liegen dagegen bei Ihnen. Mindtime schützt das, was in Ihren Konten, auf Laptops und dem NAS liegt.
Backup für alle Laptops der Lehrkräfte klingt aufwendig.
Sie installieren einen Agent pro Gerät oder rollen ihn über die Verwaltung aus. Danach läuft die Sicherung von selbst, jeder Backup-Job wird geprüft, und Sie sehen die Ergebnisse in einer Konsole. Freiberufliche Lehrkräfte mit eigenem Gerät sichern Sie nur, wenn sie zustimmen.
Häufige Fragen
Häufige Fragen zur Datensicherung für Musikschulen
Muss eine Musikschule Backups machen?
Eine Pflicht, die das Wort „Backup“ nennt, finden Sie im Steuerrecht nicht. Aber Sie müssen Buchungsbelege acht Jahre und Bücher zehn Jahre aufbewahren (§ 147 Abs. 3 AO), und Art. 32 DSGVO verlangt, personenbezogene Daten nach einem Zwischenfall rasch wiederherzustellen. Ohne Kopie außerhalb Ihres Netzes können Sie beides nach einem Angriff nicht belegen.
Wie lange müssen wir Rechnungen und Beitragsbelege aufbewahren?
Nach § 147 Abs. 3 AO gelten zehn Jahre für Bücher, Aufzeichnungen und Jahresabschlüsse, acht Jahre für Buchungsbelege und sechs Jahre für sonstige Unterlagen. Welche Frist für welchen Beleg greift, klärt Ihre Steuerberatung. Öffentliche Musikschulen folgen den Regeln ihres Trägers und ihres Landes.
Wie bewahren wir die Fotoeinwilligung der Eltern auf?
Sie müssen die Einwilligung nachweisen können (Art. 7 Abs. 1 DSGVO). Scannen Sie das unterschriebene Formular, legen Sie es getrennt vom Fotoarchiv ab und sichern Sie den Ordner. Verzeichnen Sie Widerrufe sofort, denn die betroffene Person darf jederzeit widerrufen (Art. 7 Abs. 3).
Gilt NIS2 für Musikschulen?
Das NIS2-Umsetzungsgesetz knüpft an Sektoren in den Anlagen 1 und 2 BSIG und an Größenschwellen an. Musikunterricht haben wir in den geprüften BSI-Unterlagen nicht als Sektor gefunden, und kleine Schulen erreichen die Größenschwellen meist nicht. Öffentliche Schulen, die von einer Kommune getragen werden, regelt das Landesrecht. Prüfen Sie Ihren Fall mit der BSI-Betroffenheitsprüfung. Mindtime erfüllt keine NIS2-Pflicht für Sie, sondern liefert den Backup-Teil.
Können auch freiberufliche Musiklehrer Mindtime nutzen?
Ja. Wer allein unterrichtet, sichert Laptop und Cloud-Konto wie eine Schule. Für Lehrkräfte, die in einer Schule arbeiten, schließt die Schule den Vertrag, und der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) regelt die Verantwortung.
Mit Ihren eigenen Daten
15-minütige Demo vereinbaren
Wir zeigen Ihnen ein Backup und eine Wiederherstellung und beantworten Ihre Fragen auf Deutsch, Niederländisch oder Englisch. Kein Callcenter im Ausland, keine Chatbots.