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DeutschRecht, Steuern und Dienstleistungen
Backup für Notariate: Entwürfe, Korrespondenz und Server der Geschäftsstelle
Die Urkundensammlung liegt im Elektronischen Urkundenarchiv der Bundesnotarkammer. Entwürfe, Grundbuchauszüge, GwG-Unterlagen und E-Mails liegen auf Ihrem Server und in Ihren Postfächern. Mindtime sichert diese Systeme unveränderlich, prüft jeden Backup-Job und hält eine Air-Gap-Kopie vor.
Auf Deutsch, Niederländisch oder Englisch.
- DE · NLGespeichert ausschließlich in eigenen Tier-III-Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden
- UnveränderlichObject-Lock-Speicher plus eine Air-Gap-Kopie; wir prüfen jeden Backup-Job
- ISO 27001 · NEN 7510Zertifiziert nach ISO 27001 und NEN 7510, der niederländischen Norm für Informationssicherheit im Gesundheitswesen; ein AVV zu jedem Vertrag
- DE · NL · ENSupport von Menschen, kein Callcenter im Ausland, keine Chatbots
Die kurze Antwort
Ein Backup für Notariate schützt, was nicht im Urkundenarchiv liegt: Server, Postfächer und Laptops der Geschäftsstelle. § 5 Abs. 2 NotAktVV verlangt, elektronische Aufzeichnungen gegen Verlust, Veränderung und mangelnde Verfügbarkeit zu sichern. Klären Sie mit Ihrer Notarkammer, welche Daten ein externes Backup enthalten darf, denn § 35 Abs. 4 BNotO begrenzt die Aktenführung außerhalb der Geschäftsstelle.
Was auf dem Spiel steht
Was im Notariat außerhalb des Urkundenarchivs liegt
Urkundsentwürfe und Vollzugsunterlagen
Vor dem Beurkundungstermin liegen Kaufvertragsentwurf, Grundbuchauszug, Löschungsbewilligung der Bank und der Schriftverkehr mit den Beteiligten auf Ihren Systemen. Fehlen sie am Tag vor der Beurkundung, verschieben sich Käufer, Verkäufer und finanzierende Bank.
Identifizierung nach dem Geldwäschegesetz
Ausweiskopien, Transparenzregisterauszüge und Risikobewertungen belegen, dass Sie die Beteiligten identifiziert haben. Ohne diese Aufzeichnungen können Sie bei einer Prüfung durch die Aufsicht nichts vorweisen.
Testamente, Eheverträge und Erbsachen
Die Korrespondenz zu Verfügungen von Todes wegen enthält Vermögens- und Familienverhältnisse, die Mandanten niemandem sonst anvertrauen. Erben fragen oft Jahrzehnte später nach.
Regeln und Pflichten
Was BNotO und NotAktVV für elektronische Daten vorschreiben
Zusammengefasst aus den Quellen am Ende dieser Seite. Das ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung.
Amtliche Verschwiegenheit (§ 18 BNotO)
„Der Notar ist zur Verschwiegenheit verpflichtet.“ Die Pflicht erfasst alles, was Ihnen bei Ausübung des Amtes bekannt geworden ist. Notare zählen zudem zu den Berufsgeheimnisträgern nach § 203 Abs. 1 StGB. [1]
Dienstleister nur mit Vertrag in Textform (§ 26a BNotO)
Einem IT-Dienstleister dürfen Sie geschützte Tatsachen nur zugänglich machen, soweit der Dienst es erfordert. Der Vertrag in Textform muss ihn zur Verschwiegenheit verpflichten, auf die strafrechtlichen Folgen hinweisen und seinen Zugriff begrenzen. [2]
Elektronische Akten außerhalb der Geschäftsstelle (§ 35 Abs. 4 BNotO)
Elektronische Akten und Verzeichnisse darf der Notar außerhalb der Geschäftsstelle nur im Elektronischen Urkundenarchiv oder im Elektronischen Notariatsaktenspeicher führen. Beide betreibt die Bundesnotarkammer. Klären Sie deshalb mit Ihrer Notarkammer, welche Daten in ein externes Backup gehören. [3]
Schutz vor Verlust (§ 5 Abs. 2 NotAktVV)
Elektronische Aufzeichnungen sind „gegen unzulässigen Verlust, unzulässige Veränderung und unzureichende Verfügbarkeit zu sichern“. Die Verordnung schreibt nicht vor, wie. Ein geprüftes, unveränderliches Backup der Geschäftsstellen-IT ist eine dieser Vorkehrungen. [6]
Aufbewahrungsfristen nach § 50 NotAktVV
Nebenakten bewahren Sie sieben Jahre auf, die Generalakte 30 Jahre. Die elektronische Urkundensammlung und das Urkundenverzeichnis liegen 100 Jahre im Urkundenarchiv. Die Fristen laufen jeweils ab dem Kalenderjahr nach Abschluss des Amtsgeschäfts oder der Eintragung. [7]
Wenn etwas schiefgeht
Wasser im Serverschrank
Beispiel: Über ein Wochenende platzt in einem Notariat mit zwei Notaren ein Rohr, der Serverschrank im Erdgeschoss steht unter Wasser. Die Urkundensammlung ist nicht betroffen, sie liegt im Elektronischen Urkundenarchiv. Auf dem Server lagen aber die Entwürfe der Woche, der XNotar-Datenordner und gescannte Ausweise. Das Notariat hatte vorab mit seiner Notarkammer abgestimmt, welche Systeme das externe Backup enthält. Es spielt die unveränderlichen Kopien von Mindtime auf Ersatzhardware zurück und prüft die Daten, bevor es die verschobenen Termine neu ansetzt.
So schützt Mindtime Ihre Daten
Backup für Notariate, System für System
- Microsoft-365-BackupDer Schriftverkehr mit Beteiligten, Maklern und Banken läuft über Outlook.
- VMware- und Hyper-V-BackupViele Notariate betreiben Notarsoftware und Dateiablage auf einem virtuellen Server im eigenen Haus.
- NAS-BackupScans von Ausweisen und Abschriften landen oft auf einem einzigen NAS.
- Backup für Laptops und EndgeräteNotarfachangestellte und Notarassessoren bereiten Entwürfe auch im Homeoffice am Laptop vor.
- Disaster RecoveryBeurkundungstermine für Grundstückskäufe stehen Wochen im Voraus fest; klären Sie vorher mit der Notarkammer, welche Systeme außerhalb der Geschäftsstelle laufen dürfen.
Ihre Software und was wir darum herum sichern
| TriNotar | Notarsoftware von Wolters Kluwer für Urkundenverwaltung und Abrechnung. Läuft die Software auf Ihrem eigenen Server, sichert Mindtime diesen Server; stimmen Sie den Umfang vorher mit Ihrer Notarkammer ab. |
|---|---|
| XNotar | Programm der NotarNet GmbH für den elektronischen Rechtsverkehr mit Registergerichten und Grundbuchämtern. Laut Handbuch wird es lokal installiert, mit einem gemeinsamen Datenordner im Netzwerk. Mindtime sichert den Server oder das NAS, auf dem dieser Ordner liegt. |
| Elektronisches Urkundenarchiv | Die Bundesnotarkammer führt dort die elektronische Urkundensammlung, das Urkundenverzeichnis und das Verwahrungsverzeichnis. Mindtime sichert dieses Archiv nicht und ersetzt es nicht. |
| Microsoft 365 | Postfächer, Kalender und gemeinsame Dokumente der Geschäftsstelle. Mindtime sichert Exchange Online, OneDrive und SharePoint in eigenen Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden. |
| Scans auf NAS oder virtuellem Server | Gescannte Ausweise und unterschriebene Abschriften liegen oft auf einer Synology oder QNAP oder auf einem Server unter VMware oder Hyper-V. Mindtime sichert diese Systeme außer Haus. |
Vor dem Wechsel
Was Notarinnen und Notare uns zuerst fragen
Unsere Urkunden liegen im Urkundenarchiv. Wozu dann noch ein Backup?
Das Urkundenarchiv bewahrt die elektronische Urkundensammlung und die Verzeichnisse auf. Entwürfe, Vollzugskorrespondenz, GwG-Unterlagen und E-Mails liegen auf Ihrem Server oder in Ihrem Microsoft-365-Tenant. Für diese Daten verlangt § 5 Abs. 2 NotAktVV Vorkehrungen gegen Verlust.
Unser Softwareanbieter hostet alles für uns.
Dann fragen Sie ihn, was er sichert, wie lange er Daten aufbewahrt und wie Sie einen Export bekommen. Postfächer, Laptops und die Dateiablage im Büro stehen meist nicht in diesem Vertrag. Diese Systeme sichert Mindtime.
Wir haben keine eigene IT-Abteilung.
Das müssen Sie auch nicht. Mindtime prüft jeden Backup-Job und überwacht die Sicherungen rund um die Uhr, niemand in der Geschäftsstelle liest morgens Protokolle. Bei Fragen erreichen Sie Mindtime-Mitarbeiter auf Deutsch, Niederländisch und Englisch, ohne Callcenter und ohne Chatbot.
Häufige Fragen
Häufige Fragen zum Backup für Notariate
Darf ein Notariat Daten in einem externen Backup sichern?
Das hängt von den Daten ab. § 35 Abs. 4 BNotO erlaubt die Führung elektronischer Akten und Verzeichnisse außerhalb der Geschäftsstelle nur im Elektronischen Urkundenarchiv oder im Notariatsaktenspeicher der Bundesnotarkammer. Stimmen Sie mit Ihrer Notarkammer ab, welche Systeme ein externes Backup enthalten dürfen. Für Dienstleister gilt § 26a BNotO: Vertrag in Textform, Verschwiegenheitspflicht, begrenzter Zugriff.
Wo speichert Mindtime die Daten unseres Notariats?
Ausschließlich in eigenen Tier-III-Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden. Zu jedem Vertrag gehört ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Mindtime ist ISO-27001- und NEN-7510-zertifiziert; NEN 7510 ist die niederländische Norm für Informationssicherheit im Gesundheitswesen. Daten sind bei der Übertragung mit AES-256 verschlüsselt, und jede administrative Aktion verlangt eine Multi-Faktor-Authentifizierung.
Fallen Notariate unter NIS2?
Nein, nach den Sektorenlisten des BSI-Gesetzes nicht. Das NIS2UmsuCG erfasst Einrichtungen aus den Sektoren in Anlage 1 und 2 BSIG, etwa Energie, Gesundheit oder digitale Infrastruktur, ab 50 Beschäftigten oder mehr als 10 Millionen Euro Umsatz und Bilanzsumme. Notariate stehen in keiner der beiden Listen. Ihre Pflichten zur Datensicherheit ergeben sich aus BNotO, NotAktVV und DSGVO. Die NIS-2-Betroffenheitsprüfung des BSI bestätigt die Einordnung.
Was passiert, wenn das Büro wochenlang nicht nutzbar ist?
Dann brauchen Sie neben dem Backup einen Plan für den Betrieb. Mindtime bietet Disaster Recovery mit Standby-Infrastruktur, auf der Server starten können, während die Geschäftsstelle ausfällt. Den ersten Test-Failover machen wir in der Regel innerhalb von 10 Tagen, danach jedes Quartal. Klären Sie vorher mit der Notarkammer, ob und wie Ihre Systeme außerhalb der Geschäftsstelle laufen dürfen.
Können wir eine Wiederherstellung sehen, bevor wir entscheiden?
Ja. In einer kostenlosen 15-minütigen Demo zeigen wir, wie Sie einen Ordner oder ein Postfach zurückholen, etwa den Schriftverkehr zu einem Grundstückskauf. Microsoft-365-Backup können Sie 7 Tage kostenlos testen, mit Ihren eigenen Postfächern und ohne Vertrag. Fragen während des Tests beantworten Mindtime-Mitarbeiter, kein Chatbot.
Mit Ihren eigenen Daten
15-minütige Demo vereinbaren
Wir zeigen Ihnen ein Backup und eine Wiederherstellung und beantworten Ihre Fragen auf Deutsch, Niederländisch oder Englisch. Kein Callcenter im Ausland, keine Chatbots.