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DeutschRecht, Steuern und Dienstleistungen
Backup für Anwaltskanzleien, die Handakten sechs Jahre und länger brauchen
Mindtime sichert die Postfächer, Akten und Laptops Ihrer Kanzlei unveränderlich in eigenen Tier-III-Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden. Wir prüfen jeden Backup-Job und halten eine Air-Gap-Kopie vor, also eine Kopie ohne Verbindung zu Ihrem Netzwerk.
Auf Deutsch, Niederländisch oder Englisch.
- DE · NLGespeichert ausschließlich in eigenen Tier-III-Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden
- UnveränderlichObject-Lock-Speicher plus eine Air-Gap-Kopie; wir prüfen jeden Backup-Job
- ISO 27001 · NEN 7510Zertifiziert nach ISO 27001 und NEN 7510, der niederländischen Norm für Informationssicherheit im Gesundheitswesen; ein AVV zu jedem Vertrag
- DE · NL · ENSupport von Menschen, kein Callcenter im Ausland, keine Chatbots
Die kurze Antwort
Ein Backup für Anwaltskanzleien muss unveränderlich sein und außer Haus liegen. Handakten müssen nach § 50 BRAO sechs Jahre nach Mandatsende verfügbar bleiben, und Mandantengeheimnisse stehen unter dem Schutz von § 203 StGB. Mindtime sichert Microsoft 365 oder Google Workspace, Dateiablagen und Laptops in eigenen Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden.
Was auf dem Spiel steht
Diese Daten darf eine Kanzlei nicht verlieren
Handakten und Schriftsätze
Klageschriften, Vergleichsentwürfe, Beweismittel und Aktenvermerke zeigen, was Sie wann für einen Mandanten getan haben. Fehlen sie, können Sie Ihre Arbeit bei einer Beschwerde vor der Rechtsanwaltskammer oder einem Haftungsfall nicht belegen.
Mandantenkorrespondenz und beA-Nachrichten
Weisungen, Gutachten und Fristmitteilungen laufen per E-Mail und über das beA. Löscht ein kompromittiertes Konto das Postfach oder verschwindet eine Nachricht, die nie in die Akte übernommen wurde, fehlt ein Teil der Mandatsgeschichte.
Zeiterfassung und Abrechnung
Stundenzettel, RVG-Abrechnungen und Vergütungsvereinbarungen bilden die Grundlage jeder Kostennote. Eine Lücke dort bedeutet nicht abrechenbare Stunden und schwierige Gespräche mit Mandanten.
Regeln und Pflichten
Was BRAO, StGB und Geldwäschegesetz von Kanzleien verlangen
Zusammengefasst aus den Quellen am Ende dieser Seite. Das ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung.
Verschwiegenheit nach § 43a Abs. 2 BRAO
„Der Rechtsanwalt ist zur Verschwiegenheit verpflichtet.“ Die Pflicht erfasst alles, was Ihnen in Ausübung des Berufs bekannt geworden ist. Sie gilt damit für jede Kopie einer Akte, auch für das Backup. [1]
IT-Dienstleister nur mit Vertrag in Textform (§ 43e BRAO)
Sie dürfen Dienstleistern Zugang zu geschützten Tatsachen geben, soweit der Dienst es erfordert. Der Vertrag muss in Textform geschlossen sein, den Dienstleister zur Verschwiegenheit verpflichten und seinen Zugriff begrenzen. Den Anbieter müssen Sie sorgfältig auswählen. [2]
Strafbarer Geheimnisverrat nach § 203 StGB
Rechtsanwälte gehören zu den Berufsgeheimnisträgern in § 203 Abs. 1 StGB. Abs. 3 erlaubt die Weitergabe an mitwirkende Personen, soweit es für deren Tätigkeit erforderlich ist. Nach Abs. 4 macht sich auch strafbar, wer nicht dafür sorgt, dass diese Personen zur Geheimhaltung verpflichtet wurden. [3]
Handakten sechs Jahre aufbewahren (§ 50 BRAO)
Die Frist beträgt sechs Jahre und beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Auftrag beendet wurde. Nach § 50 Abs. 4 BRAO gilt das ebenso für Handakten, die Sie elektronisch führen. Ihr Backup sollte mindestens diesen Zeitraum abdecken. [4]
Geldwäschegesetz bei Immobilien- und Gesellschaftsmandaten
Wirken Sie an Immobiliengeschäften, Gesellschaftsgründungen oder der Verwaltung von Vermögen mit, sind Sie Verpflichteter nach § 2 Abs. 1 Nr. 10 GwG. § 8 Abs. 4 GwG verlangt, die Aufzeichnungen zur Identifizierung fünf Jahre aufzubewahren und spätestens nach zehn Jahren zu vernichten. [6]
Wenn etwas schiefgeht
Montagmorgen in einer Prozesskanzlei
Beispiel: In einer Kanzlei mit vier Anwälten sind am Montag alle Dateien auf dem Fileserver verschlüsselt, auf jedem Bildschirm steht eine Lösegeldforderung. Die Angreifer haben auch die USB-Festplatte am NAS gelöscht, auf der die Sicherung lag. Die Kopien bei Mindtime sind unveränderlich, eine davon liegt als Air-Gap-Kopie getrennt vom Netzwerk. Mindtime scannt die Backups auf Malware, die Kanzlei stellt die Akten in einer isolierten Umgebung wieder her und notiert die Fristen der Woche. Parallel prüft die Kanzlei, ob sie den Vorfall nach Art. 33 DSGVO innerhalb von 72 Stunden der Datenschutzaufsichtsbehörde melden muss.
So schützt Mindtime Ihre Daten
Backup für Anwaltskanzleien, Workload für Workload
- Microsoft-365-BackupOutlook-Postfächer und SharePoint-Bibliotheken enthalten den größten Teil der Mandantenkorrespondenz und Entwürfe.
- Google-Workspace-BackupKanzleien, die mit Gmail und Drive arbeiten, brauchen eine Kopie außerhalb von Papierkorb und Vault.
- Backup für Laptops und EndgeräteAnwälte schreiben Schriftsätze im Zug, im Gerichtsflur und im Homeoffice, oft ohne dass die Datei synchronisiert ist.
- NAS-BackupGescannte Altakten liegen häufig auf einem einzigen NAS im Serverschrank.
- Disaster RecoveryNotfristen verschieben sich nicht, nur weil die Kanzlei-IT ausgefallen ist.
Ihre Software und was wir darum herum sichern
| RA-MICRO | Kanzleisoftware für Akten, Fristen, Buchhaltung und Abrechnung, die viele Kanzleien lokal auf eigenen Arbeitsplätzen und einem Server installieren. Läuft die Software auf Ihrem eigenen Server, sichert Mindtime diesen Server. |
|---|---|
| Actaport | Cloudbasierte Anwaltssoftware mit Hosting in Deutschland. Prüfen Sie die Export- und Aufbewahrungsregeln des Anbieters; Mindtime schützt die Microsoft-365- oder Google-Workspace-Daten und die Laptops, mit denen Ihre Anwälte daneben arbeiten. |
| beA (besonderes elektronisches Anwaltspostfach) | Nachrichten dürfen nach § 27 RAVPV frühestens 90 Tage nach Eingang automatisch in den Papierkorb wandern und dort nach frühestens 30 Tagen gelöscht werden. Übernehmen Sie Nachrichten in die Akte oder Kanzleisoftware; Mindtime sichert diese Ablage. |
| Microsoft 365 (Outlook, OneDrive, SharePoint) | Hier liegen in vielen Kanzleien Mandantenkorrespondenz und Entwürfe. Mindtime sichert Exchange, OneDrive, SharePoint und Teams Ihres Microsoft-365-Tenants in eigenen Rechenzentren. |
| Gescannte Akten auf einem NAS | Abgeschlossene Papierakten landen oft als Scan auf einer Synology oder QNAP im Büro. Mindtime sichert dieses NAS außer Haus. |
Google Workspace
Google-Workspace-Backup für Kanzleien
Manche Kanzleien arbeiten komplett mit Gmail und Google Drive: Akten in geteilten Ordnern, Mandantenpost in Labels. Google bewahrt Gelöschtes nur begrenzt auf, und Vault ist für Aufbewahrungsregeln und Recherche gebaut, nicht für die Wiederherstellung einer Kanzlei nach einem Vorfall.
- Was länger als 30 Tage im Drive-Papierkorb liegt, löscht Google endgültig. Leert ein Nutzer den Papierkorb, kann der Administrator die Dateien nur noch 25 Tage lang zurückholen.
- Google schreibt selbst: „Vault ist nicht als Sicherungs- oder Archivierungstool konzipiert.“
- Löschen Sie das Konto eines ausgeschiedenen Anwalts, entfernt Google alle Daten dieses Kontos. Sichern Sie Postfach und Drive vorher.
- Mindtime sichert Gmail und Drive in eigenen Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden. Sie können es 7 Tage kostenlos testen.
Vor dem Wechsel
Was Kanzleien uns zuerst fragen
Unsere Kanzleisoftware läuft in der Cloud. Ist damit nicht alles gesichert?
Der Anbieter schützt seine Plattform. E-Mails, Entwürfe auf Laptops und Dateien in Microsoft 365 oder Google Workspace liegen außerhalb davon. Lesen Sie die Export- und Aufbewahrungsregeln im Vertrag nach, und lassen Sie Mindtime den Rest mit unveränderlichen Kopien in Deutschland und den Niederlanden sichern.
Wir sind drei Anwälte. Ist das nicht überdimensioniert?
Für eine kleine Kanzlei gilt dieselbe Verschwiegenheitspflicht wie für eine Großkanzlei, meist mit weniger IT-Hilfe. Mindtime prüft jeden Backup-Job und überwacht die Sicherung rund um die Uhr, niemand im Sekretariat muss Protokolle lesen. Den Support leisten Mindtime-Mitarbeiter auf Deutsch, Niederländisch und Englisch.
Verlassen Mandantendaten die EU?
Nein. Mindtime speichert Daten ausschließlich in eigenen Tier-III-Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden. Zu jedem Vertrag gehört ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO.
Häufige Fragen
Häufige Fragen zum Backup für Anwaltskanzleien
Darf eine Kanzlei Mandantendaten in einem Cloud-Backup sichern?
Ja, wenn Sie den Anbieter nach § 43e BRAO sorgfältig auswählen und den Vertrag in Textform schließen, mit Verschwiegenheitspflicht und begrenztem Zugriff. Fragen Sie, wer an die Daten kommt und wo sie liegen. Mindtime arbeitet mit AVV, verschlüsselt bei der Übertragung mit AES-256, verlangt MFA (Multi-Faktor-Authentifizierung) für administrative Aktionen und ist ISO-27001- und NEN-7510-zertifiziert. NEN 7510 ist die niederländische Norm für Informationssicherheit im Gesundheitswesen.
Wie lange muss eine Kanzlei Backups abgeschlossener Akten aufbewahren?
Richten Sie die Aufbewahrung nach Ihren Fristen. § 50 BRAO verlangt sechs Jahre für Handakten, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem das Mandat endete. GwG-Unterlagen bewahren Sie nach § 8 Abs. 4 GwG fünf Jahre auf und vernichten sie spätestens nach zehn Jahren. Legen Sie die Dauer pro Aktenart fest und halten Sie sie im Löschkonzept fest.
Was tun wir, wenn Ransomware die Kanzlei trifft?
Sie stellen aus Kopien wieder her, an die der Angreifer nicht herankam. Mindtime hält unveränderliche Backups mit Object Lock und eine Air-Gap-Kopie vor, scannt die Backups auf Malware und stellt in einer isolierten Umgebung wieder her, damit die Schadsoftware nicht zurückkommt. Prüfen Sie zugleich, ob Sie den Vorfall nach Art. 33 DSGVO innerhalb von 72 Stunden melden müssen.
Fällt unsere Kanzlei unter NIS2?
Für die anwaltliche Tätigkeit in der Regel nicht. Rechtsdienstleistungen stehen in keiner der beiden Sektorenlisten, Anlage 1 und 2 BSIG, auf die das NIS2UmsuCG abstellt. Die Größenschwellen ab 50 Beschäftigten oder mehr als 10 Millionen Euro Umsatz und Bilanzsumme greifen nur für Einrichtungen in diesen Sektoren. Mandanten, die selbst unter NIS2 fallen, müssen die Sicherheit ihrer Lieferkette prüfen und fragen Sie vielleicht nach Ihren Schutzmaßnahmen. Die NIS-2-Betroffenheitsprüfung des BSI hilft bei der Einordnung.
Reicht ein Backup, oder brauchen wir auch Disaster Recovery?
Das Backup schützt Ihre Daten, Disaster Recovery (Notfallwiederherstellung) hält die Kanzlei arbeitsfähig. Mit der Standby-Infrastruktur von Mindtime laufen Ihre Server im Mindtime-Rechenzentrum weiter, während das Büro ausfällt. Den ersten Test-Failover machen wir in der Regel innerhalb von 10 Tagen, danach testen wir vierteljährlich. So wissen Sie vor der nächsten Notfrist, dass es funktioniert.
Mit Ihren eigenen Daten
15-minütige Demo vereinbaren
Wir zeigen Ihnen ein Backup und eine Wiederherstellung und beantworten Ihre Fragen auf Deutsch, Niederländisch oder Englisch. Kein Callcenter im Ausland, keine Chatbots.