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DeutschFinanzen und Immobilien
Datensicherung für Versicherungsmakler und Finanzvermittler
Mindtime sichert die Laptops, auf denen Ihre Beratungssoftware läuft, Ihre Microsoft-365- oder Google-Workspace-Daten und jedes Büro-NAS in eigenen Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden. Die Kopien sind unveränderlich, sodass Ransomware Ihre Kundenhistorie nicht umschreiben kann.
Auf Deutsch, Niederländisch oder Englisch.
- DE · NLGespeichert ausschließlich in eigenen Tier-III-Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden
- UnveränderlichObject-Lock-Speicher plus eine Air-Gap-Kopie; wir prüfen jeden Backup-Job
- ISO 27001 · NEN 7510Zertifiziert nach ISO 27001 und NEN 7510, der niederländischen Norm für Informationssicherheit im Gesundheitswesen; ein AVV zu jedem Vertrag
- DE · NL · ENSupport von Menschen, kein Callcenter im Ausland, keine Chatbots
Die kurze Antwort
Versicherungsmakler und Finanzvermittler sollten Beratungsdokumentation, Kundenakten und Courtageabrechnungen außerhalb des Büros sichern. § 61 VVG verlangt, dass Vermittler Beratung und Gründe ihres Rats dokumentieren, und § 257 HGB schreibt Kaufleuten sechs bis zehn Jahre Aufbewahrung vor. Mindtime sichert diese Daten unveränderlich in eigenen Rechenzentren.
Was auf dem Spiel steht
Diese Daten darf ein Maklerbüro nicht verlieren
Kundenakten und Beratungsdokumentation
Das Beratungsprotokoll mit den Gründen für eine Empfehlung ist Ihr Beleg, wenn ein Kunde Jahre später Schadensersatz fordert. Fehlt es, steht Ihre Aussage gegen seine.
Anträge und Darlehensvermittlungen in Bearbeitung
Ein Darlehensantrag liegt oft über Wochen als Mail, PDF und Gehaltsnachweis in drei Postfächern und auf zwei Laptops. Geht der Stand verloren, fragen Sie Kunden nach Unterlagen, die sie bereits geschickt haben.
Bestand und Courtageabrechnungen
Ihr Bestand, die Courtageabrechnungen der Gesellschaften und Ihre Buchhaltungsbelege sind Ihre Einnahmegrundlage. Ohne sie lässt sich weder eine Provision prüfen noch eine Steuerprüfung beantworten.
Regeln und Pflichten
Was GewO, VVG und HGB von Maklern verlangen
Zusammengefasst aus den Quellen am Ende dieser Seite. Das ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung.
§ 34d GewO: Erlaubnis, Register, Weiterbildung
Wer gewerbsmäßig Versicherungsverträge vermittelt, braucht eine Erlaubnis der zuständigen IHK und muss sich in das Vermittlerregister eintragen lassen. Voraussetzungen sind unter anderem eine Berufshaftpflichtversicherung und der Sachkundenachweis. Vermittler und Berater bilden sich 15 Stunden je Kalenderjahr weiter. Eine IT-Panne, die Ihr Büro lahmlegt, ändert nichts an diesen Pflichten. [1]
§ 61 VVG: Beratung und Dokumentation
Der Versicherungsvermittler befragt den Kunden nach Wünschen und Bedürfnissen, berät ihn, gibt die Gründe für jeden Rat an und dokumentiert das. Auf Beratung oder Dokumentation kann der Kunde nur durch eine gesonderte schriftliche Erklärung verzichten. Diese Dokumentation ist Ihr Beweismittel, deshalb gehört sie in ein Backup. [2]
§ 34f und § 34i GewO: Fonds- und Darlehensvermittlung
Vermittler von Fondsanteilen und Vermögensanlagen (§ 34f) und von Immobiliar-Verbraucherdarlehen (§ 34i) brauchen eine Erlaubnis der zuständigen Behörde, eine Berufshaftpflichtversicherung, eine Sachkundeprüfung vor der IHK und einen Registereintrag. Auch Mitarbeiter, die an der Vermittlung mitwirken, müssen ihre Sachkunde nachweisen. [3]
§ 257 HGB und § 147 AO: Aufbewahrungsfristen für Kaufleute
Handelsbücher, Inventare und Jahresabschlüsse bewahren Sie zehn Jahre auf, Buchungsbelege acht Jahre, sonstige Unterlagen wie Handelsbriefe sechs Jahre. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres. Die Abgabenordnung nennt für steuerlich relevante Unterlagen dieselben Fristen und lässt sie nicht ablaufen, solange eine Steuerfestsetzung noch offen ist. [5]
Wenn etwas schiefgeht
Ein Anhang, drei Laptops
Beispiel: In einem Maklerbüro mit drei Beratern öffnet eine Mitarbeiterin im März eine Rechnungsmail mit schadhaftem Anhang. Die Schadsoftware verschlüsselt ihren Laptop, den gemeinsamen Netzlaufwerk-Ordner mit den Kundenakten und kurz darauf das angeschlossene USB-Laufwerk. Weil Mindtime unveränderliche Kopien von Laptops, Postfächern und Büro-NAS in einem eigenen Rechenzentrum hält, stellt das Büro die Akten zum Stand der Vorwoche wieder her. Die Beratungsdokumentation der laufenden Fälle bleibt erhalten.
So schützt Mindtime Ihre Daten
Backup für Versicherungs- und Finanzmakler, Workload für Workload
- Backup für Laptops und EndgeräteBeratungssoftware und lokal gespeicherte Scans machen jeden Berater-Laptop zum Teil der Kundenakte.
- Microsoft-365-BackupKundenkorrespondenz und signierte Dokumente laufen größtenteils über Outlook und OneDrive.
- Google-Workspace-BackupBüros mit Gmail und Google Drive brauchen eine unabhängige Kopie von Kundenmails und -dateien.
- NAS-BackupArchivierte Akten und Scans auf dem Büro-NAS brauchen eine unveränderliche Kopie außer Haus.
Ihre Software und was wir darum herum sichern
| Maklerverwaltungsprogramme (zum Beispiel iwm finanzoffice, meinMVP) | Sie verwalten Kunden, Verträge, Courtagen und Dokumente. Läuft die Software auf Ihrem eigenen Server oder Laptop, sichert Mindtime dieses Gerät. Bei einer Cloud-Variante klären Sie mit dem Anbieter Export und Aufbewahrungsbedingungen. |
|---|---|
| Microsoft 365 oder Google Workspace | Mailverkehr mit Kunden und Gesellschaften und signierte Dokumente liegen hier. Mindtime sichert diese Daten außerhalb des Anbieters. |
| Büro-NAS (Synology, QNAP) | Archivierte Akten und gescannte Unterlagen liegen oft auf einem NAS im Büro. Mindtime legt eine unveränderliche Kopie außer Haus. |
| Laptops der Berater | Beratungsprotokolle und eingescannte Ausweise liegen oft zuerst lokal. Mindtime sichert die Endgeräte, damit nichts nur auf einem Gerät steht. |
Vor dem Wechsel
Was Makler uns zuerst fragen
Reicht das Backup, das unser Maklerverwaltungsprogramm anbietet?
Das hängt vom Anbieter ab. Läuft das Programm bei einem Dienstleister, klären Sie Export, Aufbewahrungsdauer und Löschung im Vertrag. Mails, Scans und Laptops fallen meist nicht darunter. Mindtime sichert diese Daten außerhalb Ihrer Software.
Dürfen Kundendaten zu einem Backup-Anbieter?
Ja, mit einem Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Mindtime legt ihn jedem Vertrag bei und speichert die Daten ausschließlich in eigenen Tier-III-Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden. Die Übertragung ist mit AES-256 verschlüsselt, administrative Aktionen verlangen MFA.
Wir sind ein Zwei-Personen-Büro. Lohnt sich das?
Kleine Büros haben keine IT-Abteilung, die nach einem Angriff aufräumt. Ein Mindtime-Backup läuft automatisch, jeder Backup-Job wird geprüft, und Sie sprechen bei Problemen mit einem Menschen auf Deutsch, Niederländisch oder Englisch. Die Demo dauert 15 Minuten und ist kostenlos.
Häufige Fragen
Häufige Fragen zur Datensicherung für Versicherungsmakler
Muss ich als Versicherungsmakler die Beratungsdokumentation aufbewahren?
§ 61 Abs. 1 VVG verpflichtet Vermittler, die Beratung und die Gründe für jeden Rat zu dokumentieren. Eine eigene Aufbewahrungsfrist nennt der Paragraph nicht. Als Kaufmann gelten für Handelsbriefe sechs Jahre nach § 257 HGB. Aus Beweisgründen bewahren viele Büros die Dokumentation länger. Klären Sie die Frist mit Ihrem Verband oder Berater.
Was verlangt § 34d GewO von Versicherungsvermittlern?
Eine Erlaubnis der zuständigen IHK, den Eintrag im Vermittlerregister, den Nachweis einer Berufshaftpflichtversicherung und den Sachkundenachweis. Dazu kommen 15 Stunden Weiterbildung je Kalenderjahr. Die Erlaubnis nennt, ob Sie als Versicherungsvertreter oder Versicherungsmakler tätig sind. Versicherungsberater dürfen keine Vorteile von Versicherern erhalten.
Gilt das auch für Fonds- und Darlehensvermittler?
Ja, dort greifen § 34f und § 34i GewO. Beide verlangen eine Erlaubnis, eine Berufshaftpflichtversicherung, eine Sachkundeprüfung vor der IHK und einen Registereintrag. Die Pflichten zur Datensicherung folgen aus der DSGVO und den Aufbewahrungsfristen für Kaufleute, nicht aus diesen Paragraphen.
Fällt ein Maklerbüro unter die NIS2-Richtlinie?
In der Regel nicht. Anlage 1 und 2 BSIG nennen im Finanzwesen nur Bankwesen und Finanzmarktinfrastrukturen, Versicherungs- und Finanzvermittler stehen dort nicht. Wichtige Einrichtungen haben mindestens 50 Mitarbeiter oder über 10 Millionen Euro Umsatz und Bilanzsumme. Prüfen Sie Ihre Lage mit der Betroffenheitsprüfung des BSI. Mindtime ersetzt diese Prüfung nicht.
Was tun, wenn Kundendaten bei einem Angriff abfließen?
Art. 33 DSGVO verlangt, die Verletzung unverzüglich und möglichst binnen 72 Stunden der Datenschutzaufsichtsbehörde zu melden, sofern ein Risiko für die Betroffenen besteht. Ein Backup verhindert den Abfluss nicht, zeigt aber, welche Akten betroffen waren, und ermöglicht die Wiederherstellung.
Mit Ihren eigenen Daten
15-minütige Demo vereinbaren
Wir zeigen Ihnen ein Backup und eine Wiederherstellung und beantworten Ihre Fragen auf Deutsch, Niederländisch oder Englisch. Kein Callcenter im Ausland, keine Chatbots.