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Datensicherung für Kosmetikstudios: Kundenkarten, Behandlungsfotos und Einwilligungen
Mindtime sichert Studio-Laptop, Smartphones, NAS und Ihr Microsoft 365 oder Google Workspace, wo Kundenkarten, Fotos und Behandlungsnotizen landen. Die Kopien liegen unveränderlich in eigenen Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden.
Auf Deutsch, Niederländisch oder Englisch.
- DE · NLGespeichert ausschließlich in eigenen Tier-III-Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden
- UnveränderlichObject-Lock-Speicher plus eine Air-Gap-Kopie; wir prüfen jeden Backup-Job
- ISO 27001 · NEN 7510Zertifiziert nach ISO 27001 und NEN 7510, der niederländischen Norm für Informationssicherheit im Gesundheitswesen; ein AVV zu jedem Vertrag
- DE · NL · ENSupport von Menschen, kein Callcenter im Ausland, keine Chatbots
Die kurze Antwort
Ein Kosmetikstudio braucht ein Backup, weil Kundenkarten mit Allergien oder Hautproblemen Gesundheitsdaten enthalten können und die DSGVO Schutz vor unbeabsichtigtem Verlust verlangt. Mindtime sichert Laptop, Mobilgeräte, NAS und Postfächer Ihres Studios unveränderlich in eigenen Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden, verschlüsselt bei der Übertragung mit AES-256.
Was auf dem Spiel steht
Diese Daten darf ein Kosmetikstudio nicht verlieren
Kundenkarte und Behandlungsverlauf
Welches Produkt, welche Einstellung, welche Reaktion: Die Kundenkarte lässt jede Kollegin die Behandlung sicher fortsetzen. Fehlt sie nach einem Geräteausfall, behandeln Sie im Blindflug, besonders bei bekannten Allergien.
Vorher-nachher-Fotos
Fotos der behandelten Haut sind bei vielen Behandlungen üblich. Kundinnen wollen sie weder verloren noch veröffentlicht sehen. Viele liegen nur auf einem Smartphone oder Tablet.
Einwilligungen, Rechnungen und Terminlisten
Unterschriebene Einverständniserklärungen, Gutscheine und Rechnungen liegen oft als Scan im Postfach oder auf dem Studio-Laptop. Sie belegen, was Sie mit der Kundin vereinbart haben, und gehören zu Ihren steuerlichen Unterlagen.
Regeln und Pflichten
Was Datenschutz- und Steuerrecht von Kosmetikstudios verlangen
Zusammengefasst aus den Quellen am Ende dieser Seite. Das ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung.
Gesundheitsdaten auf der Kundenkarte
Gesundheitsdaten sind Daten, die sich auf die körperliche Gesundheit beziehen und aus denen Informationen über den Gesundheitszustand hervorgehen (Art. 4 Nr. 15 DSGVO). Ihre Verarbeitung ist nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO untersagt, außer eine Ausnahme greift, etwa die ausdrückliche Einwilligung für festgelegte Zwecke (Art. 9 Abs. 2 lit. a). Fragen Sie auf dem Anamnesebogen nach Allergien oder Hautkrankheiten, fallen die Antworten vermutlich darunter. Klären Sie das mit Ihrem Datenschutzbeauftragten oder einem Anwalt. [1]
Nur so lange speichern, und gegen Verlust schützen
Personenbezogene Daten dürfen nur so lange identifizierbar gespeichert werden, wie es für den Zweck erforderlich ist (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO). Zugleich verlangt Art. 5 Abs. 1 lit. f DSGVO eine angemessene Sicherheit, einschließlich des Schutzes vor unbeabsichtigtem Verlust. Eine Kundenkarte, die nach einem Laptop-Diebstahl unwiederbringlich fehlt, ist deshalb mehr als ein Ärgernis. [3]
Verlorener Laptop kann eine meldepflichtige Panne sein
Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten melden Sie nach Art. 33 DSGVO unverzüglich und möglichst binnen 72 Stunden der Aufsichtsbehörde, es sei denn, die Verletzung führt voraussichtlich nicht zu einem Risiko für die Betroffenen. Eine Verletzung dokumentieren Sie mit Fakten, Auswirkungen und Abhilfemaßnahmen (Abs. 5). [4]
Rechnungen und Buchhaltung
Buchungsbelege bewahren Sie nach § 147 Abs. 3 AO acht Jahre auf, Bücher und Aufzeichnungen zehn Jahre, sonstige steuerlich relevante Unterlagen sechs Jahre. Bei elektronischer Speicherung müssen die Daten während der Frist jederzeit verfügbar und unverzüglich lesbar sein (§ 147 Abs. 2 AO). [5]
Ansprüche verjähren in der Regel nach drei Jahren
Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt nach § 195 BGB drei Jahre. Reklamiert eine Kundin eine Hautreaktion, helfen Kundenkarte, Produktangaben und Einwilligung, Ihre Sicht zu belegen. Wann die Frist beginnt, hängt vom Einzelfall ab. [7]
Wenn etwas schiefgeht
Studio-Laptop aus dem Auto gestohlen
Beispiel: Eine Kosmetikerin mit zwei Behandlungsräumen führt Termine in einer Online-Software, doch Einverständniserklärungen als Scan, Anamnesebögen und Behandlungsfotos liegen in einem Ordner auf dem Studio-Laptop. Der Laptop wird aus dem geparkten Auto gestohlen. Weil Mindtime ihn gesichert hat, ist der Ordner noch in derselben Woche auf einem neuen Gerät. Da Kundendaten mit dem Gerät das Studio verlassen haben, prüft sie anschließend, ob sie den Diebstahl nach Art. 33 DSGVO melden muss.
So schützt Mindtime Ihre Daten
Backup für Kosmetikstudios, Workload für Workload
- Backup für Laptops und EndgeräteStudio-Laptop, Smartphones und Tablets mit Fotos und Kundennotizen erhalten eine Kopie außerhalb des Studios.
- Google-Workspace-BackupWer Gmail und Drive nutzt, erhält eine unabhängige Kopie von Mails und Dateien. Google Workspace können Sie 7 Tage kostenlos testen.
- Microsoft-365-BackupPostfächer und OneDrive-Ordner mit Einverständniserklärungen und Rechnungen erhalten eine getrennte Kopie außerhalb der Microsoft-Umgebung.
- NAS-BackupEin kleines NAS im Studio mit Kundenfotos oder alten Karteien wird außer Haus kopiert, geschützt vor Diebstahl und Wasserschaden.
Ihre Software und was wir darum herum sichern
| Treatwell und Shore | Plattform und Software für Terminbuchung und Kundenverwaltung im Beauty-Bereich. Bei Cloud-Diensten klären Sie mit dem Anbieter Export und Aufbewahrung der Kundendaten. Mindtime schützt Mail, Dateien und Geräte um die Software herum. |
|---|---|
| Salonized | Cloud-Software für Termine, Kundenakten und Zahlungen. Prüfen Sie die Exportfunktionen und die Aufbewahrung beim Anbieter. Mindtime sichert das Postfach und die Laptops, auf denen Ihre Einwilligungen und Fotos liegen. |
| Smartphones und Tablets mit Behandlungsfotos | Vorher-nachher-Fotos auf Smartphone oder Tablet sichert Mindtime mit dem Endgeräte-Backup, das Mobilgeräte einschließt. |
| Microsoft 365 oder Google Workspace | Einverständniserklärungen, Gutscheine und Lieferantenrechnungen kommen oft per Mail. Mindtime sichert Postfach, OneDrive oder Google Drive und geteilte Ordner. |
| Kasse und Terminal | Ein Kassensystem im Studio fällt unter die Pflicht zur zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (§ 146a AO). Läuft das Backoffice auf einem PC im Studio, sichert Mindtime diesen Rechner. |
Vor dem Wechsel
Was Studioinhaberinnen uns zuerst fragen
Meine Studio-Software speichert alles online.
Sie speichert Termine und Kundendaten im Programm, nach den Bedingungen des Anbieters. Fotos auf dem Smartphone, Einwilligungen im Postfach und Dokumente auf dem Laptop liegen meist außerhalb. Prüfen Sie die Exportmöglichkeiten des Anbieters, den Rest schützt Mindtime.
Ich führe das Studio allein. Ist das etwas für mich?
Gerade dann, denn es gibt keine Kollegin mit einer zweiten Kopie. Mindtime prüft jeden Backup-Job und überwacht rund um die Uhr, Sie müssen nicht ans Sichern denken. Eine kostenlose 15-minütige Demo zeigt, was das für einen Laptop und ein Smartphone bedeutet.
Wo landen die Fotos meiner Kundinnen?
In eigenen Tier-III-Rechenzentren von Mindtime in Deutschland und den Niederlanden, sonst nirgends. Die Daten werden bei der Übertragung mit AES-256 verschlüsselt, administrative Aktionen verlangen MFA, und mit uns schließen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).
Häufige Fragen
Häufige Fragen zum Backup für Kosmetikstudios
Wie lange sollte ein Kosmetikstudio Kundenkarten aufbewahren?
Eine feste Frist für Kundenkarten haben wir nicht gefunden. Art. 5 DSGVO verlangt Speicherbegrenzung: nur so lange, wie der Zweck es erfordert. Legen Sie die Dauer selbst fest und dokumentieren Sie sie. Die Aufbewahrungsdauer im Backup sollte dazu passen, damit alte Karten dort nicht länger liegen als im Studio. Unser Support hilft auf Deutsch, Niederländisch und Englisch.
Sind Behandlungsfotos auf meinem Smartphone gesichert?
Mit dem Endgeräte-Backup von Mindtime ja: Es umfasst Laptops mit Windows, macOS und Linux sowie Mobilgeräte. Die Fotos wandern in Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden, ein verlorenes oder kaputtes Telefon heißt also nicht mehr, dass Vorher-nachher-Bilder weg sind. Löschen Sie nicht mehr benötigte Fotos auch vom Telefon.
Muss ich Kundendaten nach der DSGVO besonders schützen?
Ja. Auch ohne Gesundheitsangaben gilt Art. 5 DSGVO mit Schutz vor Verlust. Fragen Sie nach Allergien oder Hautkrankheiten, kommt Art. 9 DSGVO ins Spiel, mit höheren Hürden, etwa einer ausdrücklichen Einwilligung. Ein verschlüsseltes Backup ersetzt keine Einwilligung, hilft aber, den Schutz vor Verlust zu belegen.
Muss ein Kosmetikstudio sich um NIS2 kümmern?
In der Regel nicht. Körper- und Schönheitspflege steht nicht in den Sektorenlisten der Anlagen 1 und 2 des BSI-Gesetzes. Wichtige Einrichtungen sind laut Handelskammer Hamburg ab 50 Beschäftigten oder mehr als 10 Millionen Euro Jahresumsatz und Jahresbilanz erfasst, und zwar nur in den gelisteten Sektoren. Die DSGVO gilt dagegen für jedes Studio.
Mit Ihren eigenen Daten
15-minütige Demo vereinbaren
Wir zeigen Ihnen ein Backup und eine Wiederherstellung und beantworten Ihre Fragen auf Deutsch, Niederländisch oder Englisch. Kein Callcenter im Ausland, keine Chatbots.