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DeutschPlanung, Medien und IT
Backup für Architekturbüros: Entwürfe, Modelle und Projektarchiv sichern
Mindtime kopiert Ihre Modelle, Planstände und Projektpost vom Büroserver, von Laptops und aus Google Workspace oder Microsoft 365 auf unveränderliche Speicher in eigenen Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden. Eine Air-Gap-Kopie liegt getrennt davon.
Auf Deutsch, Niederländisch oder Englisch.
- DE · NLGespeichert ausschließlich in eigenen Tier-III-Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden
- UnveränderlichObject-Lock-Speicher plus eine Air-Gap-Kopie; wir prüfen jeden Backup-Job
- ISO 27001 · NEN 7510Zertifiziert nach ISO 27001 und NEN 7510, der niederländischen Norm für Informationssicherheit im Gesundheitswesen; ein AVV zu jedem Vertrag
- DE · NL · ENSupport von Menschen, kein Callcenter im Ausland, keine Chatbots
Die kurze Antwort
Ein Backup für Architekturbüros muss außerhalb des Büros liegen, weil Pläne, BIM-Modelle und Projektpost Ihr Produkt und Ihr Beweismittel sind, wenn ein Bauherr die Planung beanstandet. Mindtime speichert unveränderliche Kopien von Modellen, Laptops und Google Workspace oder Microsoft 365 in eigenen Tier-III-Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden, dazu eine Air-Gap-Kopie.
Was auf dem Spiel steht
Was ein Architekturbüro an Planungsdaten verlieren kann
Modelle und Planstände
Ein Archicad-, Allplan- oder Revit-Modell trägt jede Entscheidung von der Vorplanung bis zur Ausführungsplanung. Aus PDFs lässt es sich nicht neu aufbauen, und mit den Wochen Arbeit gehen auch die Gründe hinter einzelnen Details verloren.
Bauantrag, Leistungsbeschreibung und Bauherrenfreigaben
Was Sie eingereicht und was der Bauherr freigegeben hat, entscheidet spätere Streitfälle. Liegt dieser Schriftwechsel nur im Postfach einer Projektleiterin, genügt ein gelöschtes Konto, und die Unterlagen fehlen.
Das Archiv abgeschlossener Projekte
Bauherren melden sich Jahre später wegen eines Anbaus, einer Sanierung oder eines Mangels. Ein Archiv auf einer einzigen Büroplatte geht unbemerkt verloren, weil niemand es täglich öffnet.
Regeln und Pflichten
Was BGB, UrhG und Steuerrecht für Planungsarchive bedeuten
Zusammengefasst aus den Quellen am Ende dieser Seite. Das ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung.
Fünf Jahre Mängelhaftung ab Abnahme (§ 634a BGB)
Für Planungs- und Überwachungsleistungen, die ein Bauwerk betreffen, verjähren Mängelansprüche nach § 634a Abs. 1 Nr. 2 BGB in fünf Jahren. Die Frist beginnt nach Absatz 2 mit der Abnahme. Ihr Projektarchiv und dessen Backups sollten mindestens so lange lesbar bleiben. [1]
Schadensersatz bis zu zehn Jahre (§ 199 BGB)
Für Schadensersatzansprüche nennt § 199 Abs. 3 BGB Höchstfristen ohne Rücksicht auf die Kenntnis des Gläubigers: zehn Jahre ab Entstehung, daneben 30 Jahre ab der Pflichtverletzung. Es gilt die früher endende Frist. Viele Büros bewahren Planungsakten deshalb länger als fünf Jahre auf. [2]
Pläne und Bauwerke sind geschützte Werke (§ 2 UrhG)
§ 2 Abs. 1 UrhG nennt Werke der Baukunst und Entwürfe solcher Werke sowie Zeichnungen und Pläne als geschützte Werke, sofern sie nach Absatz 2 persönliche geistige Schöpfungen sind. Nach § 64 UrhG erlischt das Urheberrecht 70 Jahre nach dem Tod des Urhebers. Datierte Originaldateien helfen, Urheberschaft und Stand zu belegen. [3]
Honorarrechnungen und Schriftverkehr (§ 147 AO)
Nach § 147 Abs. 3 AO gelten zehn Jahre für Bücher und Jahresabschlüsse, acht Jahre für Buchungsbelege wie Honorar- und Lieferantenrechnungen und sechs Jahre für sonstige Unterlagen, darunter Geschäftsbriefe. Absatz 6 erlaubt der Finanzverwaltung bei einer Außenprüfung den Zugriff auf digital erstellte Unterlagen. [5]
Private Bauherren bedeuten personenbezogene Daten (Art. 33 DSGVO)
Ein Bauantrag für ein Einfamilienhaus nennt Eigentümer und Wohnort. Verlieren Sie diese Daten durch einen Ransomware-Angriff, prüfen Sie, ob eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten vorliegt. Der Verantwortliche meldet sie nach Art. 33 Abs. 1 DSGVO unverzüglich und möglichst binnen 72 Stunden der Aufsichtsbehörde, wenn ein Risiko für die Betroffenen besteht. [6]
Wenn etwas schiefgeht
Das Konto der Projektleiterin war schon gelöscht
Beispiel: Eine Projektleiterin verlässt ein kleines Büro, und ihr Google-Konto wird gelöscht, bevor jemand ihre Drive-Ordner an eine Kollegin übergeben hat. Drei Wochen später verlangt der Bauherr eines Anbaus die Ausführungspläne und die vereinbarten Änderungen. Das liegt außerhalb der 20 Tage, in denen Google Administratoren die Drive-Dateien eines gelöschten Nutzers wiederherstellen lässt. Das Büro hatte Gmail und Drive mit Mindtime gesichert und holt Projektordner und Schriftwechsel mit der Baufirma zurück. Seitdem sichert es jedes Konto, bevor es gelöscht wird. Dieses Beispiel ist erfunden.
So schützt Mindtime Ihre Daten
Backup für Architekturbüros, Workload für Workload
- Google-Workspace-BackupBüros mit Gmail und Drive brauchen eine Kopie, die gelöschte Konten und geleerte Papierkörbe übersteht.
- Microsoft-365-BackupWer mit Outlook und SharePoint arbeitet, hält Bauherrenpost und geteilte Planordner dort.
- Backup für Laptops und EndgeräteEntwurf und Bauleitung laufen auf Laptops, zu Hause, auf der Baustelle, beim Bauherrn. Diese Stände liegen nicht immer synchronisiert im Netz.
- NAS-BackupProjektarchiv und Renderings stehen häufig auf einem einzigen NAS im Büro.
- Disaster RecoveryAbgabetermine für Bauanträge und Baustellenbesprechungen laufen weiter, auch wenn der Büroserver ausfällt.
Ihre Software und was wir darum herum sichern
| Archicad (Graphisoft) | BIM-Software, in Teams oft über BIMcloud genutzt. Läuft BIMcloud oder liegen die Projektdateien auf Ihrem eigenen Server oder NAS, sichert Mindtime diesen Server. Bei gehostetem BIMcloud prüfen Sie die Aufbewahrungsbedingungen von Graphisoft. |
|---|---|
| Allplan (Nemetschek) | CAD- und BIM-Software für Architektur und Bauwesen. Projekte auf dem Büroserver, einem NAS oder in OneDrive fallen unter das Server-, NAS- und Microsoft-365-Backup von Mindtime. |
| Autodesk Revit | BIM-Software mit zentral geteiltem Modell. Liegt das Zentralmodell auf Ihrem Dateiserver oder NAS, sichert Mindtime diesen Server. Für Autodesks Cloud-Dienste prüfen Sie Export und Aufbewahrung beim Anbieter. |
| Microsoft 365 oder Google Workspace | Hier laufen Bauherrenpost, Abstimmungen mit Fachplanern und geteilte Planordner. Mindtime sichert Postfächer und Dateien außerhalb von Microsoft beziehungsweise Google. |
| Synology- oder QNAP-NAS | Dort liegen oft Projektarchiv und Renderings. Mindtime sichert das NAS auf unveränderliche Speicher in eigenen Rechenzentren. |
Google Workspace
Google-Workspace-Backup für Architekturbüros
Büros auf Google legen Projektordner in Drive ab, teilen Planstände mit Fachplanern über Drive-Links und führen die Bauherrenpost in Gmail. Papierkorb und Vault von Google helfen bei Fehlgriffen und Aufbewahrungspflichten, ersetzen aber keine getrennte Sicherung Ihrer Arbeit.
- Drive löscht Elemente nach 30 Tagen im Papierkorb endgültig. Leert ein Nutzer den Papierkorb, kann ein Administrator die Elemente noch 25 Tage wiederherstellen.
- Wird ein Konto gelöscht, kann ein Administrator dessen Drive-Dateien nur 20 Tage lang wiederherstellen. Die Projekte einer ausscheidenden Architektin brauchen deshalb eine eigene Kopie.
- Google schreibt in den Vault-FAQ selbst, dass Vault nicht als Backup- oder Archivwerkzeug gedacht ist.
- Mindtime sichert Gmail und Drive in eigenen Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden. Sie können es 7 Tage kostenlos testen.
Vor dem Wechsel
Was Architekturbüros uns zuerst fragen
Wir sind zu fünft im Büro. Lohnt sich ein professionelles Backup?
Gerade kleine Büros haben niemanden, dem auffällt, wenn eine Sicherung still ausfällt. Mindtime prüft jeden Backup-Job und überwacht rund um die Uhr. Unser Support antwortet auf Deutsch, Niederländisch und Englisch.
Unser BIM-Modell liegt schon in der Cloud. Was bleibt zu sichern?
Viel: Post mit Bauherr und Fachplanern, Zeichnungen auf Laptops, das Archiv auf dem NAS und Dateien in Google Workspace oder Microsoft 365. Klären Sie mit dem Modellanbieter, was er wie lange aufbewahrt, und lassen Sie den Rest von Mindtime sichern.
Landen unsere Projektdaten außerhalb Europas?
Nein. Mindtime speichert ausschließlich in eigenen Tier-III-Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden. Zu jedem Vertrag erhalten Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), und Mindtime ist ISO-27001-zertifiziert.
Häufige Fragen
Häufige Fragen zum Backup für Architekturbüros
Wie lange sollte ein Architekturbüro sein Projektarchiv aufbewahren?
Mindestens so lange, wie Ansprüche gegen Sie möglich sind. § 634a BGB setzt für Mängelansprüche bei Planungsleistungen fünf Jahre ab Abnahme, § 199 Abs. 3 BGB lässt Schadensersatzansprüche bis zu zehn Jahre nach ihrer Entstehung zu. Steuerlich gelten sechs, acht und zehn Jahre je nach Unterlage (§ 147 AO). Legen Sie die Aufbewahrung pro Dokumentart fest und stellen Sie die Backup-Aufbewahrung darauf ein.
Fällt ein Architekturbüro unter NIS2?
Meist nicht. Architektur und Planung stehen weder in Anlage 1 noch in Anlage 2 BSIG, und das NIS2UmsuCG gilt für wichtige und besonders wichtige Einrichtungen erst ab bestimmten Größen. Öffentliche und gewerbliche Auftraggeber, die selbst betroffen sind, müssen nach § 30 Abs. 2 Nr. 4 BSIG die Sicherheit ihrer Lieferkette im Blick halten und fragen deshalb womöglich nach Ihrem Schutz. Das BSI bietet dafür die NIS-2-Betroffenheitsprüfung. Mindtime unterstützt nur beim Backup-Teil.
Können wir ein Modell auf den Stand vor den Änderungen der letzten Woche zurücksetzen?
Sie stellen aus dem Backup vor der Änderung wieder her, solange es in Ihrer Aufbewahrungsdauer liegt. Mindtime prüft jeden Backup-Job, sodass die Kopie nachweislich existiert. Die Wiederherstellung geht in Ihre eigene Umgebung oder, bei Verdacht auf Schadsoftware, in eine isolierte Umgebung.
Was passiert, wenn Ransomware das Büro-NAS verschlüsselt?
Die Kopien bei Mindtime kann der Angreifer nicht ändern. Die Backups sind per Object Lock unveränderlich, eine Air-Gap-Kopie liegt getrennt, und Mindtime scannt Backups auf Malware, bevor Sie wiederherstellen. Prüfen Sie danach, ob personenbezogene Daten privater Bauherren betroffen sind und ob Sie die Verletzung nach Art. 33 DSGVO melden müssen.
Wie testen wir Mindtime?
Starten Sie den 7-Tage-Test für Google Workspace oder Microsoft 365 oder vereinbaren Sie eine kostenlose 15-minütige Demo für NAS, Laptops und Server im Büro. Mindtime sichert Unternehmensdaten seit 1998, gehört zur Group22 und beantwortet Ihre Fragen mit eigenem Personal statt mit einem Chatbot.
Mit Ihren eigenen Daten
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Wir zeigen Ihnen ein Backup und eine Wiederherstellung und beantworten Ihre Fragen auf Deutsch, Niederländisch oder Englisch. Kein Callcenter im Ausland, keine Chatbots.