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DeutschRecht, Steuern und Dienstleistungen
Backup für Unternehmensberatungen, deren Arbeit in Projektordnern und auf Laptops liegt
Mindtime sichert den Microsoft-365- oder Google-Workspace-Tenant, die Laptops und die Analysedatenbanken Ihrer Beraterinnen und Berater. Die unveränderlichen Kopien liegen in eigenen Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden, eine Air-Gap-Kopie zusätzlich getrennt vom Netz.
Auf Deutsch, Niederländisch oder Englisch.
- DE · NLGespeichert ausschließlich in eigenen Tier-III-Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden
- UnveränderlichObject-Lock-Speicher plus eine Air-Gap-Kopie; wir prüfen jeden Backup-Job
- ISO 27001 · NEN 7510Zertifiziert nach ISO 27001 und NEN 7510, der niederländischen Norm für Informationssicherheit im Gesundheitswesen; ein AVV zu jedem Vertrag
- DE · NL · ENSupport von Menschen, kein Callcenter im Ausland, keine Chatbots
Die kurze Antwort
Ein Backup für Unternehmensberatungen braucht eine Kopie außerhalb des eigenen Tenants. Präsentationen, Datenmodelle und Mandantenpost liegen meist in einer Cloud-Umgebung und auf Laptops, und Kunden unter NIS2 fragen ihre Dienstleister nach Schutzmaßnahmen. Mindtime speichert unveränderliche Kopien in eigenen Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden, prüft jeden Backup-Job und überwacht rund um die Uhr.
Was auf dem Spiel steht
Was eine Beratung an Projektdaten verlieren kann
Ergebnisse und Arbeitsstände
Lenkungskreis-Präsentation, Business Case und Prozessmodell sind das, wofür der Kunde zahlt. Fehlt die letzte Fassung drei Tage vor dem Termin mit dem Vorstand, kostet das Honorar und Vertrauen.
Datensätze des Kunden
Analysen laufen oft auf Personal-, Kunden- oder Finanzdaten, die der Kunde für das Projekt bereitstellt. Verlust oder Abfluss dieser Daten verletzt den Auftragsverarbeitungsvertrag und meist auch die Vertraulichkeitsvereinbarung.
Angebote, Verträge und Stundennachweise
Unterschriebene Beauftragungen, Angebote und Leistungsnachweise stützen jede Rechnung. Ohne sie lassen sich Streitfragen zu Umfang und Abrechnung kaum klären.
Regeln und Pflichten
Welche Pflichten DSGVO, GeschGehG, BSIG und HGB für Beratungen auslösen
Zusammengefasst aus den Quellen am Ende dieser Seite. Das ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung.
Kundendaten nach Weisung: Auftragsverarbeitung
Nach dem Kurzpapier Nr. 13 der Datenschutzkonferenz entscheidet, wer über die Zwecke der Verarbeitung bestimmt. Werten Sie personenbezogene Daten weisungsgebunden für den Kunden aus, sind Sie Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Einen weiteren Dienstleister, etwa für Backups, dürfen Sie dann nur mit vorheriger schriftlicher Genehmigung des Kunden einsetzen. [1]
Geschäftsgeheimnisse brauchen Schutzmaßnahmen (§ 2 GeschGehG)
Eine Information ist nur dann ein geschütztes Geschäftsgeheimnis, wenn ihr Inhaber angemessene Geheimhaltungsmaßnahmen trifft. Kunden binden Berater deshalb mit Vertraulichkeitsvereinbarungen und fragen, wo Strategiepapiere und Datenräume gespeichert sind. [3]
Lieferkettensicherheit der NIS2-Kunden
Einrichtungen unter dem NIS2UmsuCG müssen nach § 30 Abs. 2 Nr. 4 BSIG die Sicherheit der Lieferkette berücksichtigen. Das BSI nennt dafür vertragliche Vereinbarungen mit Zulieferern und Dienstleistern. Beraten Sie Energieversorger, Kliniken oder Industrieunternehmen, kommen diese Fragen bei Ihnen an. [4]
Datenpannen: 72 Stunden und unverzüglich
Der Verantwortliche meldet eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten nach Art. 33 Abs. 1 DSGVO möglichst binnen 72 Stunden der Aufsichtsbehörde. Sind Sie Auftragsverarbeiter, informieren Sie Ihren Kunden nach Art. 33 Abs. 2 DSGVO unverzüglich, damit er die Frist halten kann. [9]
Eigene Unterlagen nach § 257 HGB
Als Kaufmann bewahren Sie Handelsbücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre auf, Buchungsbelege acht Jahre, Handelsbriefe wie Angebote und Beauftragungen sechs Jahre. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres. [10]
Wenn etwas schiefgeht
Ein Synchronisationsfehler im Projektteam
Beispiel: Bei einer Beratung mit 25 Mitarbeitern verschiebt ein Berater die Ordnerstruktur einer Projektseite in Teams. Ein Synchronisationsfehler löscht den Kundenordner für alle. Das fällt erst auf, als der Kunde nach der Analyse vom Vormonat fragt. Die Beratung stellt den Ordner aus dem Mindtime-Backup von SharePoint wieder her, das außerhalb der Microsoft-Umgebung liegt und nach jedem Lauf geprüft wird. Das Projekt läuft weiter, und die Beratung kann dem Kunden genau zeigen, was passiert ist.
So schützt Mindtime Ihre Daten
Backup für Unternehmensberatungen, Workload für Workload
- Microsoft-365-BackupTeams und SharePoint sind für die meisten Beratungen der Projektraum.
- Google-Workspace-BackupBeratungen, die in Drive und Gmail arbeiten, brauchen eine Kopie, die Papierkorb und Vault nicht liefern.
- Backup für Laptops und EndgeräteBerater arbeiten beim Kunden, im ICE und im Hotel, oft mit lokalen Kopien der Ergebnisse.
- Datenbank-BackupKundendatensätze für Analysen brauchen für die Projektdauer eine wiederherstellbare Kopie.
- Azure-BackupModelle und Dashboards im eigenen Azure-Abonnement müssen Sie selbst schützen.
- NIS2 ComplianceKunden unter NIS2 fragen ihre Dienstleister nach Backup und Wiederherstellung.
Ihre Software und was wir darum herum sichern
| MOCO | Cloudbasierte Software für Projekte, Zeiterfassung und Rechnungen, verbreitet bei Agenturen und Beratungen im deutschsprachigen Raum. Prüfen Sie die Export- und Aufbewahrungsregeln des Anbieters; Mindtime schützt die Dokumente, Postfächer und Laptops, von denen Ihre Projekte abhängen. |
|---|---|
| Projektron BCS | Projektmanagement-Software, die es als Installation auf dem eigenen Server und als Cloud-Variante gibt. Läuft die Software auf Ihrem eigenen Server, sichert Mindtime diesen Server; bei der Cloud-Variante prüfen Sie die Exportmöglichkeiten. |
| Microsoft 365 (Teams, SharePoint, OneDrive) | Hier liegen bei den meisten Beratungen Projektseiten und Kundendateien. Mindtime sichert SharePoint, OneDrive und Exchange Online außerhalb der Aufbewahrung von Microsoft. |
| Google Workspace (Drive, Gmail) | Verbreitet bei kleineren und jüngeren Beratungen. Mindtime legt eine Kopie von Gmail und Drive jedes Beraters in eigenen Rechenzentren ab. |
| Analysedatenbanken und Azure-Umgebungen | Kundendatensätze liegen während eines Projekts oft in SQL Server oder PostgreSQL, Dashboards in einem eigenen Azure-Abonnement. Mindtime sichert diese Datenbanken und Azure-Workloads auf Speicher außerhalb dieser Cloud. |
Google Workspace
Google-Workspace-Backup für Beratungen
Viele Beratungen legen Angebote, Kundenordner und Ergebnisse in Google Drive ab und kommunizieren über Gmail. Die Papierkorbfristen und Vault sind nicht dafür gebaut, Projektarbeit nach einer Löschung oder einem übernommenen Konto zurückzuholen.
- Drive entfernt Dateien nach 30 Tagen im Papierkorb endgültig. Hat ein Nutzer den Papierkorb geleert, hat der Administrator noch 25 Tage Zeit.
- Vault dient Aufbewahrungsregeln, Holds und eDiscovery. Laut Google ist es nicht als Sicherungs- oder Archivierungstool konzipiert.
- Löschen Sie das Konto eines ausgeschiedenen Beraters, entfernt Google alle Daten des Kontos, auch Kundenordner in seinem Besitz.
- Mit Mindtime liegen Gmail- und Drive-Daten zusätzlich in eigenen Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden. Starten Sie mit 7 Tagen kostenlosem Test.
Vor dem Wechsel
Was Beratungen uns zuerst fragen
Microsoft schützt unsere Daten doch.
Microsoft betreibt den Dienst. Ihre Inhalte gegen Löschung, Synchronisationsfehler oder ein übernommenes Konto zu schützen, ist Ihre Seite des Modells der geteilten Verantwortung. Mindtime hält eine getrennte, unveränderliche Kopie in eigenen Rechenzentren vor. Testen Sie das 7 Tage kostenlos.
Wir sind eine kleine Beratung. Interessiert das unsere Kunden?
Kunden unter NIS2 müssen die Sicherheit ihrer Dienstleister prüfen, unabhängig von deren Größe. Können Sie den Speicherort Ihrer Backups nennen und einen Auftragsverarbeitungsvertrag vorlegen, wird der Fragebogen kürzer.
Wir haben niemanden, der sich um Backups kümmert.
Das braucht es auch nicht. Mindtime prüft jeden Backup-Job und überwacht die Plattform rund um die Uhr. Für eine Wiederherstellung helfen Mindtime-Mitarbeiter auf Deutsch, Niederländisch und Englisch. Größere Beratungen mit besonderen Anforderungen bekommen eine individuelle Lösung, gebaut mit dem Entwicklungsteam von IT22.
Häufige Fragen
Häufige Fragen zum Backup für Unternehmensberatungen
Was schreiben wir in den Sicherheitsfragebogen eines Kunden?
Wo die Backups liegen und wie sie geschützt sind. Bei Mindtime: in eigenen Tier-III-Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden, unveränderlich mit Object Lock und zusätzlich als Air-Gap-Kopie, AES-256-Verschlüsselung bei der Übertragung, MFA für administrative Aktionen. Mindtime ist ISO-27001- und NEN-7510-zertifiziert; NEN 7510 ist die niederländische Norm für Informationssicherheit im Gesundheitswesen. Zu jedem Vertrag gehört ein AVV.
Was passiert mit Kundendaten nach Projektende?
Halten Sie sich an die Löschregeln aus dem Vertrag mit dem Kunden und stimmen Sie die Aufbewahrungsdauer der Backups darauf ab. Was Sie in der Arbeitsumgebung löschen, bleibt bis zum Ende der Aufbewahrungsdauer im Backup. Vereinbaren Sie eine Frist, die Wiederherstellung erlaubt und sich begründen lässt, und tragen Sie sie in Ihr Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein.
Brauchen wir ein Laptop-Backup, wenn alles in Microsoft 365 liegt?
Oft ja. Berater speichern Entwürfe lokal, arbeiten offline im Zug und beim Kunden und haben Exporte von Kundendaten auf dem eigenen Gerät. Mindtime sichert Laptops, Desktops und Mobilgeräte. Geht ein Gerät verloren, ersetzen Sie die Hardware, statt eine Woche Analyse neu zu machen.
Fällt eine Unternehmensberatung unter NIS2?
Für die Beratung selbst meist nicht: Unternehmens- und Managementberatung steht nicht in Anlage 1 oder 2 BSIG. Anders kann es aussehen, wenn Sie für Kunden IT-Systeme betreiben. Managed Services Provider und Managed Security Services Provider stehen in Anlage 1 und fallen ab 50 Beschäftigten oder mehr als 10 Millionen Euro Umsatz und Bilanzsumme unter das NIS2UmsuCG. Prüfen Sie das mit der NIS-2-Betroffenheitsprüfung des BSI. Mindtime unterstützt beim Backup-Teil, nicht bei Ihrer gesamten Sicherheitsorganisation.
Mit Ihren eigenen Daten
15-minütige Demo vereinbaren
Wir zeigen Ihnen ein Backup und eine Wiederherstellung und beantworten Ihre Fragen auf Deutsch, Niederländisch oder Englisch. Kein Callcenter im Ausland, keine Chatbots.