Sichert Google Ihr Google Workspace? Die Lücken der integrierten Wiederherstellung

Sichert Google Ihre Google-Workspace-Daten?

Google repliziert Workspace über seine Infrastruktur, damit der Dienst verfügbar bleibt, führt für Sie aber keine Wiederherstellungspunkte. Ihre Inhalte zu schützen und wiederherzustellen ist Ihre Aufgabe.

So fällt es meist auf: Eine Projektleiterin räumt im März einen alten geteilten Ordner auf. Im Mai fragt die Rechtsabteilung nach einem Vertrag, der darin lag. Der Papierkorb wurde nach 30 Tagen geleert, das Zeitfenster für die Wiederherstellung durch Administratoren schloss 25 Tage später, und die Datei existiert nirgendwo mehr. Niemand hat etwas Ungewöhnliches getan. Deshalb behandeln wir Workspace als Teil Ihres Plans für Backup as a Service und nicht als Plattform, die sich selbst sichert.

Googles eigener Leitfaden zur Implementierung des Datenschutzes in Workspace for Education beschreibt die Aufteilung: „Google schützt die Infrastruktur, auf der Google Workspace läuft“, der Kunde sei „für die Sicherheit der Komponenten verantwortlich, die Sie bereitstellen oder kontrollieren, etwa die Inhalte, die Sie“ in die Dienste eingeben (Übersetzung). Dasselbe Modell gilt für die Business-Editionen. Für die Verfügbarkeit sorgt Google. Für die Wiederherstellbarkeit sorgen Sie.

Wie lange lassen sich gelöschte Gmail- und Drive-Daten wiederherstellen?

Zwischen 20 und 55 Tagen, je nachdem, was gelöscht wurde und wie. Danach entfernt Google die Daten dauerhaft aus seinen Systemen.

Googles Hilfeseite zum Wiederherstellen dauerhaft gelöschter E-Mails sagt, Administratoren hätten „zusätzliche 25 Tage, um Nachrichten wiederherzustellen“, gerechnet ab 30 Tagen nach dem Löschen (Übersetzung). Bei Drive setzt die Anleitung zur Wiederherstellung durch Administratoren dieselbe Grenze von 25 Tagen, nachdem ein Nutzer seinen Papierkorb geleert hat. Sie weist außerdem darauf hin, dass eine Wiederherstellung alles zurückholt, was im gewählten Zeitraum gelöscht wurde, nicht einzelne Dateien. Am deutlichsten ist die Seite zum Wiederherstellen eines gelöschten Nutzers: „Nach 20 Tagen sind die Daten weg und lassen sich nicht wiederherstellen.“ (Übersetzung)

Ist Google Vault ein Backup für Google Workspace?

Nein. Vault ist ein Tool für Aufbewahrung und eDiscovery: für Legal Holds (gesetzlich angeordnete Aufbewahrung), Suchen und Exporte. Es kann kein Postfach, kein Drive und kein Konto auf einen früheren Stand zurücksetzen.

In der Vault-Hilfe sagt Google deutlich, Vault sei „kein Datenarchiv“. Außerdem warnt Google: „Wenn Sie einen Nutzer oder eine erforderliche Lizenz löschen, werden die Daten möglicherweise unwiderruflich bereinigt und stehen Vault nicht mehr zur Verfügung.“ (Übersetzung) Dieser letzte Punkt erwischt viele Organisationen beim Offboarding, wenn Lizenzen entfernt werden, um Kosten zu sparen.

Vault lohnt sich dennoch für Legal Holds. Eine einzelne E-Mail für einen Streitfall abzurufen ist aber etwas anderes, als 40.000 Dateien zurückzuholen, nachdem ein Sync-Client sie überschrieben hat. Dafür brauchen Sie eine Point-in-Time-Wiederherstellung, also eine Wiederherstellung zu einem bestimmten Zeitpunkt.

Welche Szenarien fallen durch die nativen Lücken?

Alles, was spät bemerkt wird, alles, was an ein gelöschtes Konto gebunden ist, und alles, was jemand mit gültigen Administratorrechten tut.

Kompromittierte Konten verdienen besondere Aufmerksamkeit. Session-Token-Diebstahl und MFA-Fatigue-Angriffe auf die Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) verschaffen Angreifern echte Zugangsdaten, wie wir in Wenn MFA umgangen wird: Warum ist das Backup Ihre letzte Verteidigungslinie? erklären. Und fällt Google selbst aus, brauchen Sie eine Kopie, die Sie anderswo erreichen. Lesen Sie dazu Was passiert, wenn Ihr SaaS-Anbieter ausfällt?

Warum ist der Speicherort eines Google-Workspace-Backups wichtig?

Weil ein Backup eine zweite Kopie Ihrer personenbezogenen Daten ist und das Recht dafür genauso gilt wie für das Original. Für Organisationen in der EU lässt sich diese Kopie leichter begründen, wenn ein EU-Betreiber sie nach EU-Recht speichert.

Art. 32 Abs. 1 Buchst. c DSGVO verlangt „die Fähigkeit, die Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten und den Zugang zu ihnen bei einem physischen oder technischen Zwischenfall rasch wiederherzustellen“. Art. 28 DSGVO verlangt einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit dem, der diese Kopie speichert. Für Organisationen im Anwendungsbereich von NIS2 nennt Art. 21 Abs. 2 Buchst. c der Richtlinie (EU) 2022/2555 die Aufrechterhaltung des Betriebs, etwa Backup-Management und Wiederherstellung nach einem Notfall, als erforderliche Maßnahme; in Deutschland setzt § 30 BSIG das um. Prüfer fragen nach Nachweisen, nicht nach Absichten.

Ein Backup bei einem weiteren US-Anbieter fügt eine Kopie hinzu, aber keine Unabhängigkeit vom US-Recht. Unser Artikel zur Datensouveränität erklärt den Unterschied zwischen dem Ort, an dem Daten liegen, und dem, der sie kontrolliert.

Wie schließen Sie die Lücken im Google-Workspace-Backup?

Richten Sie Ihre Wiederherstellungsfähigkeit an Ihren Pflichten aus, nicht an den Standardeinstellungen von Google. Fünf Schritte decken die meisten Organisationen ab.

1. Halten Sie Ihren Aufbewahrungsbedarf fest. Verträge, Finanzunterlagen und Personalakten müssen oft jahrelang aufbewahrt werden. Vergleichen Sie das mit einem nativen Zeitfenster von 20 bis 55 Tagen.
2. Ergänzen Sie ein unabhängiges Backup. Prüfen Sie genau, welche Datentypen eine Lösung abdeckt, zum Beispiel Gmail, Drive, geteilte Ablagen, Kalender und Kontakte, und lassen Sie sich das schriftlich bestätigen.
3. Machen Sie die Kopie unveränderlich und speichern Sie sie in der EU. Das Backup sollte außerhalb Ihres Google-Tenants liegen, mit Zugangsdaten, die ein kompromittierter Workspace-Administrator nicht nutzen kann.
4. Passen Sie das Offboarding an. Bestätigen Sie, dass die Daten eines ausgeschiedenen Mitarbeiters im Backup liegen, bevor Sie das Konto löschen oder die Lizenz entfernen.
5. Testen Sie Wiederherstellungen. Stellen Sie jedes Quartal ein Postfach und einen Ordner wieder her und halten Sie das Ergebnis fest.

Mindtime Backup für Google Workspace sichert Gmail, Drive, Kalender und Kontakte. Die Kopien liegen ausschließlich in unseren eigenen Tier-III-Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden. Sie sind mit Object Lock unveränderlich, dazu gibt es eine Air-Gap-Kopie, also eine Kopie ohne Verbindung zu Ihrem Netzwerk. Jeder Backup-Job wird automatisch geprüft, die Wiederherstellung ist granular. Zu jedem Vertrag gehört ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO, und der Support ist persönlich, auf Deutsch, Niederländisch und Englisch.

Ihre nächsten Schritte

Google Workspace ist sehr gut darin, online zu bleiben. Die Wiederherstellungswerkzeuge sind aber für aktuelle Fehler gebaut, nicht für eine Datei, die bei einem Audit fehlt, einen Mitarbeiter, der im letzten Quartal ausgeschieden ist und dessen Konto gelöscht wurde, oder ein Administratorkonto in falschen Händen. Diese Lücke schließen ein unabhängiges, unveränderliches Backup in der EU und die Gewohnheit, es zu testen.

Prüfen Sie zuerst zwei Dinge: wie Ihr Offboarding mit Lizenzen umgeht und wann zuletzt jemand Workspace-Daten von außerhalb Googles wiederhergestellt hat. Sehen Sie dann, wie Workspace zusammen mit Ihren anderen Systemen in Ihr Konzept mit Backup as a Service passt.

Vereinbaren Sie eine kostenlose 15-minütige Demo, dann zeigen wir Ihnen die Wiederherstellung von Gmail und Drive aus unseren Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden.

Dieser Artikel ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung.