Was passiert, wenn Ihr SaaS-Anbieter ausfällt?

Was passiert genau, wenn eine SaaS-Plattform offline geht?

Ihre Mitarbeitenden können die Anwendung und die darin liegenden Daten nicht öffnen, und Ihre IT kann nichts reparieren. Sie warten auf den Anbieter, verfolgen dessen Statusseite und überbrücken die Lücke.

Es ist ein ganz normaler Mittwoch. Mittags synchronisiert Outlook nicht mehr, Teams-Anrufe brechen ab und OneDrive-Dateien lassen sich nicht öffnen. Ihr Netzwerk ist in Ordnung. Das Problem liegt irgendwo in der Plattform Ihres Anbieters, und Ihr Helpdesk kann den Leuten nur sagen, dass sie warten sollen.

Ähnlich war es am 29. Oktober 2025. Laut Petri störte eine versehentliche Konfigurationsänderung in Azure Front Door Outlook, Teams, OneDrive und Intune in den USA, in Europa und in Teilen Asiens länger als acht Stunden. Früher im Jahr, am 12. Juni, zeigt der Vorfallbericht von Google, dass eine fehlerhafte Richtlinienänderung in seinem System Service Control mehr als 80 Google-Cloud-Produkte beeinträchtigte, wobei auch Gmail, Drive, Calendar, Meet und Docs gestört waren.

Bei den meisten Ausfällen gehen Ihre Daten nicht verloren, sie sind nur außer Reichweite. Die größeren Risiken sind, was Sie in der Zwischenzeit nicht tun können, und was passiert, wenn die Daten wirklich weg sind. Diesen Teil deckt ein unabhängiges Backup as a Service ab.

Was deckt ein SaaS-SLA tatsächlich ab?

Ein SLA verspricht ein bestimmtes Maß an Verfügbarkeit und zahlt Servicegutschriften, wenn der Anbieter es verfehlt. Es deckt weder Ihre entgangenen Umsätze noch Überstunden oder verpasste Fristen ab, und es sagt nichts über die Wiederherstellung von Daten, die Sie gelöscht haben.

Nehmen Sie das Google Workspace SLA. Es sichert mindestens 99,9 % monatliche Verfügbarkeit zu. Verfehlt Google das, erhalten Sie je nach Höhe des Abfalls 3, 7 oder 15 Tage Servicegutschrift, wobei 15 Tage das monatliche Maximum sind. Ein Ziel von 99,9 % erlaubt in einem Monat mit 30 Tagen trotzdem etwa 43 Minuten Ausfall.

Bei den Daten ist es eine andere Frage. In der Dokumentation von Microsoft zur geteilten Verantwortung steht, dass Sie unabhängig vom Diensttyp, auch bei SaaS wie Microsoft 365, immer für Ihre Daten, Endgeräte, Konten und die Zugriffsverwaltung verantwortlich bleiben. Der Anbieter hält die Plattform am Laufen; zu schützen, was darin liegt, ist Ihre Aufgabe. Unser Artikel zum Modell der geteilten Verantwortung bei Microsoft 365 behandelt das ausführlich.

Ausfall, Datenverlust oder Ausstieg des Anbieters: Welches Risiko haben Sie?

„Der SaaS-Anbieter fällt aus“ umfasst drei verschiedene Situationen, und jede braucht eine andere Antwort.

Papierkörbe der Anbieter helfen bei kleinen Fehlern, aber nur für begrenzte Zeit. Die Papierkörbe von Microsoft 365 bewahren gelöschte Elemente zum Beispiel bis zu 93 Tage auf; siehe Sichert Microsoft 365 meine Daten? Danach, oder nachdem ein Admin sie geleert hat, kann der Anbieter die Daten nicht zurückholen.

Für den Ausstieg hilft inzwischen EU-Recht. Der Data Act, Verordnung (EU) 2023/2854, gilt seit dem 12. September 2025 und enthält Regeln für den Wechsel zwischen Datenverarbeitungsdiensten, SaaS eingeschlossen. Laut einer Analyse von Garrigues begrenzt Art. 25 die Kündigungsfrist auf zwei Monate, sieht eine Übergangsfrist von 30 Tagen vor und gibt Ihnen mindestens 30 Tage, um Ihre Daten abzurufen; Wechselentgelte entfallen ab dem 12. Januar 2027. Diese Rechte helfen Ihnen beim Verlassen des Anbieters; sie halten Sie bei einem Ausfall nicht arbeitsfähig.

Wie verringert ein unabhängiges Backup Ihre SaaS-Abhängigkeit?

Es legt eine Kopie Ihrer SaaS-Daten außerhalb der Plattform und der Admin-Konten des Anbieters ab. Gehen Daten verloren, stellen Sie sie selbst wieder her. Verlassen Sie den Anbieter, geraten Sie nicht in einen Wettlauf mit der Export-Frist.

• Nach Ihren eigenen Vorgaben wiederherstellen: Holen Sie ein einzelnes Postfach, eine Datei, einen Teams-Kanal oder eine ganze Website zurück, ohne ein Support-Ticket beim Anbieter.
• Kontoprobleme überstehen: Die Kopie verschwindet nicht, wenn Ihr Tenant kompromittiert, gesperrt oder geschlossen wird.
• In der Zeit zurückgehen: Mit versionierten Backups kehren Sie zu einem Zeitpunkt vor dem Löschen oder Verschlüsseln zurück.
• Daten in der EU halten: Wir speichern Backups ausschließlich in unseren eigenen Tier-III-Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden, nach EU-Recht und unabhängig von US-Hyperscalern.

Wir sichern Microsoft 365 (Exchange, OneDrive, SharePoint und Teams) und Google Workspace (Gmail, Drive, Kalender und Kontakte) mit granularer Wiederherstellung und unveränderlichem Speicher (Immutable Backups). Siehe Microsoft-365-Backup und Google-Workspace-Backup.

Seien Sie realistisch, was ein Backup bei einem reinen Ausfall leistet. Ist die Plattform selbst ausgefallen, können Sie erst wieder in sie hinein wiederherstellen, wenn sie läuft. Deshalb ist der folgende Plan so wichtig wie das Backup.

Wie bereiten Sie Ihr Unternehmen auf SaaS-Ausfälle vor?

Legen Sie vor dem Ausfall fest, wer was tut, wie Mitarbeitende kommunizieren und welche Arbeit ohne die Plattform weiterlaufen kann. Sorgen Sie dann dafür, dass Ihre Daten ein zweites Zuhause haben.

1. SaaS-Tools auflisten: Verantwortlicher, Nutzer, welche Daten sie enthalten und welche Geschäftsprozesse von ihnen abhängen.
2. Nach Auswirkung ordnen: Wie lange kann jeder Prozess stehen, bevor Kunden, Liquidität oder Compliance leiden? Das ist Ihr RTO, also die maximale Ausfallzeit. Unser Ratgeber zu RTO und RPO erklärt, wie Sie es festlegen.
3. Einen Ausweichkanal vereinbaren: Wie erreichen Führungskräfte die Belegschaft, wenn Teams und Outlook ausfallen? Eine Telefonkette oder eine Messaging-Gruppe reicht.
4. Manuelle Behelfslösungen aufschreiben: Papierformulare, Offline-Preislisten, eine lokale Kopie der heutigen Termine.
5. Die Daten unabhängig sichern: versioniert, unveränderlich und außerhalb des Anbieters.
6. Den Ausstiegsweg kennen: Prüfen Sie Ihren Vertrag und Ihre Rechte aus dem Data Act für Export und Wechsel.
7. Einmal im Jahr üben: Eine einstündige Planbesprechung (Tabletop-Übung) zeigt die Lücken schnell.

Ausfälle durch Zulieferer sind nicht ungewöhnlich. Über neun Jahre Beobachtung hinweg stellte die Ausfallanalyse 2026 des Uptime Institute fest, dass IT- und Rechenzentrumsdienstleister Dritter, einschließlich der Cloud- und Internetgiganten, für etwa zwei Drittel der öffentlich gemeldeten Ausfälle verantwortlich waren.

Was erwarten NIS2 und DSGVO bei SaaS-Abhängigkeiten?

Beide erwarten, dass Sie weiterarbeiten und Daten wiederherstellen können, wenn ein Zulieferer ausfällt. Sich auf das Verfügbarkeitsversprechen eines Anbieters zu verlassen, ist kein Kontinuitätsplan.

Art. 21 Abs. 2 NIS2-Richtlinie nennt in lit. c „Aufrechterhaltung des Betriebs, wie Backup-Management und Wiederherstellung nach einem Notfall, und Krisenmanagement“ und in lit. d die Sicherheit der Lieferkette. Ein kritischer SaaS-Anbieter gehört zu dieser Lieferkette; siehe unseren Ratgeber zur Sicherheit der Lieferkette nach NIS2. Art. 32 Abs. 1 lit. c DSGVO verlangt „die Fähigkeit, die Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten und den Zugang zu ihnen bei einem physischen oder technischen Zwischenfall rasch wiederherzustellen“.

In der Praxis suchen Prüfer nach einer Lieferantenliste mit Kritikalität, einem dokumentierten Kontinuitätsplan für jeden kritischen Dienst und einem Nachweis, dass Sie die Daten wiederherstellen können. Mehr dazu auf unserer Seite NIS2 Compliance.

Ihre nächsten Schritte

SaaS-Ausfälle wird es weiter geben, und verhindern können Sie sie nicht. Sie bestimmen, wie lange Ihr Unternehmen stillsteht und ob Ihre Daten von einem einzigen Anbieter abhängen. Ein Ausweichplan fängt den Ausfall auf; ein unabhängiges Backup fängt Datenverlust und den Ausstieg des Anbieters auf.

Beginnen Sie mit der Liste: Ihre fünf wichtigsten SaaS-Tools, wer für sie verantwortlich ist und was Sie täten, wenn eines einen Tag lang ausfiele. Sehen Sie dann, wie Backup as a Service Ihren SaaS-Daten ein zweites Zuhause in der EU gibt.

Möchten Sie eine Wiederherstellung für Microsoft 365 oder Google Workspace sehen? Vereinbaren Sie eine kostenlose 15-minütige Demo, mit einem Menschen, auf Deutsch, Niederländisch oder Englisch.

Dieser Artikel ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung.