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DeutschFinanzen und Immobilien
Backup und Disaster Recovery für Wohnungsunternehmen
Mindtime sichert die Server, Datenbanken, Microsoft-365-Konten und Laptops hinter Vermietung, Instandhaltung und Finanzbuchhaltung in eigenen Tier-III-Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden. Mit Disaster Recovery hält Standby-Infrastruktur den Betrieb am Laufen, wenn Ihre eigene Umgebung ausfällt.
Auf Deutsch, Niederländisch oder Englisch.
- DE · NLGespeichert ausschließlich in eigenen Tier-III-Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden
- UnveränderlichObject-Lock-Speicher plus eine Air-Gap-Kopie; wir prüfen jeden Backup-Job
- ISO 27001 · NEN 7510Zertifiziert nach ISO 27001 und NEN 7510, der niederländischen Norm für Informationssicherheit im Gesundheitswesen; ein AVV zu jedem Vertrag
- DE · NL · ENSupport von Menschen, kein Callcenter im Ausland, keine Chatbots
Die kurze Antwort
Wohnungsunternehmen verwalten Mieterakten, Betriebskostenabrechnungen und Reparaturaufträge, die sie nach § 556 BGB termingerecht abrechnen müssen, und Genossenschaften lassen sich nach § 53 GenG regelmäßig prüfen. Mindtime sichert Server, Datenbanken und Microsoft 365 unveränderlich in eigenen Rechenzentren, damit diese Unterlagen auch nach einem Ransomware-Angriff vorliegen.
Was auf dem Spiel steht
Diese Daten darf ein Wohnungsunternehmen nicht verlieren
Mieter- und Vertragsakten
Mietverträge, Kautionen, Mieterkorrespondenz und Wohnungsübergaben liegen in Ihrer Wohnungswirtschaftssoftware und in Ablagen. Fallen sie aus, kann das Unternehmen weder Mieten korrekt fordern noch Zusagen aus alten Schreiben belegen.
Reparaturen und Instandhaltung
Schadensmeldungen, Aufträge an Handwerker und Wartungsintervalle laufen über Fachanwendung, Mailpostfächer und die Tablets der Hausmeister. Ein Ausfall stoppt Aufträge mitten im Winter, wenn Heizungsstörungen anstehen.
Finanzbuchhaltung und Nachweise für Prüfer
Mieteinnahmen, Betriebskostenabrechnungen und Jahresabschluss hängen an Datenbanken, die für Wirtschaftsprüfer, Verbandsprüfung und Steuerprüfung nachvollziehbar bleiben müssen. Fehlt ein Monat, lässt sich der Abschluss nicht belegen.
Regeln und Pflichten
Was BGB, Genossenschaftsgesetz und HGB von Wohnungsunternehmen verlangen
Zusammengefasst aus den Quellen am Ende dieser Seite. Das ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung.
§ 556 Abs. 3 BGB: Betriebskosten binnen zwölf Monaten abrechnen
Über die Vorauszahlungen für Betriebskosten rechnet der Vermieter jährlich ab und teilt die Abrechnung dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mit. Nach Ablauf der Frist kann er keine Nachforderung mehr geltend machen, außer er hat die Verspätung nicht zu vertreten. Ein Datenverlust verlängert die Frist nicht. [1]
§ 53 GenG: Pflichtprüfung von Genossenschaften
Zur Feststellung der wirtschaftlichen Verhältnisse und der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung sind die Einrichtungen, die Vermögenslage und die Geschäftsführung der Genossenschaft mindestens in jedem zweiten Geschäftsjahr zu prüfen. Übersteigt die Bilanzsumme 2 Millionen Euro, findet die Prüfung in jedem Geschäftsjahr statt. Das gilt für Wohnungsgenossenschaften. [2]
§ 257 HGB und § 147 AO: zehn, acht und sechs Jahre
Handelsbücher, Inventare und Jahresabschlüsse bewahren Kaufleute zehn Jahre auf, Buchungsbelege acht Jahre, sonstige Unterlagen wie Handelsbriefe sechs Jahre. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres. Nach § 147 AO läuft sie nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch läuft. [3]
Anlage 1 BSIG: Fernwärmeversorgung
Betreiber von Fernwärme- oder Fernkälteversorgung nach § 3 Nummer 19 oder 20 GModG stehen in Anlage 1 BSIG im Sektor Energie. Betreiben Sie ein eigenes Wärmenetz, prüfen Sie, ob Sie darunter fallen. Die Wohnungsvermietung als solche steht nicht in Anlage 1 oder 2. [5]
Wenn etwas schiefgeht
Ransomware auf den virtuellen Servern
Beispiel: Ein kommunales Wohnungsunternehmen betreibt seine Wohnungswirtschaftssoftware, den Fileserver und die Reparaturverwaltung auf virtuellen Servern im eigenen Serverraum. Ein Angriff verschlüsselt die Hypervisor-Hosts am Freitagabend, die Hausmeister haben am Montag keine Aufträge auf ihren Tablets. Mindtime hält unveränderliche Kopien der virtuellen Maschinen außerhalb des Netzwerks. Mit Disaster Recovery übernimmt Standby-Infrastruktur den Betrieb, während das Unternehmen die eigene Umgebung bereinigt.
So schützt Mindtime Ihre Daten
Backup für Wohnungsunternehmen, Workload für Workload
- Disaster RecoveryVermietung, Reparaturaufträge und Mietenbuchhaltung brauchen einen getesteten Weg, weiterzulaufen, wenn Ihr Serverraum ausfällt.
- VMware- und Hyper-V-BackupViele Wohnungsunternehmen betreiben Anwendungen und Dateiablagen noch auf eigenen virtuellen Servern.
- Datenbank-BackupERP- und Reporting-Datenbanken auf SQL Server oder Oracle brauchen konsistente, geprüfte Backups.
- Microsoft-365-BackupMieter- und Handwerkerkorrespondenz läuft größtenteils über Exchange, Teams und SharePoint.
- Backup für Laptops und EndgeräteHausmeister und Techniker halten Begehungsnotizen und Fotos auf Laptops und Mobilgeräten.
Ihre Software und was wir darum herum sichern
| Aareon Wodis Sigma | ERP-Software für die Wohnungswirtschaft mit Bestandsverwaltung, Mietenbuchhaltung und Technik. Läuft sie auf Ihrem eigenen Server, sichert Mindtime diesen Server und die zugehörige Datenbank. Betreibt der Anbieter die Software für Sie, klären Sie Export und Aufbewahrungsbedingungen im Vertrag. |
|---|---|
| Datenbanken (SQL Server, Oracle) | Reporting- und Buchhaltungsdatenbanken sichert Mindtime konsistent und prüft jeden Backup-Job. |
| VMware oder Hyper-V | Viele Wohnungsunternehmen betreiben eigene virtuelle Server für Fachanwendungen und Dateiablagen. Mindtime sichert die virtuelle Maschine als Ganzes. |
| Microsoft 365 (Exchange, Teams, SharePoint) | Mieter- und Handwerkerkorrespondenz läuft hier. Mindtime sichert diese Daten außerhalb von Microsoft. |
| Laptops und Tablets von Hausmeistern und Technikern | Begehungsprotokolle und Fotos entstehen unterwegs. Mindtime sichert die Geräte, damit sie nicht nur dort liegen. |
Vor dem Wechsel
Was Wohnungsunternehmen uns zuerst fragen
Unser Softwareanbieter sichert doch unsere Daten?
Das gilt für die Daten, die er für Sie betreibt, und nur nach den Bedingungen Ihres Vertrags. Prüfen Sie, wie lange er sichert und ob Sie exportieren können. Mails, Dateiablagen, Laptops und Server in Ihrem eigenen Haus sichert er in der Regel nicht. Mindtime sichert diese Daten außerhalb Ihrer Umgebung.
Wo liegen Mieterdaten und wer hat Zugriff?
Mindtime speichert ausschließlich in eigenen Tier-III-Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden. Zu jedem Vertrag gehört ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Die Übertragung ist mit AES-256 verschlüsselt, und administrative Aktionen verlangen MFA. Mindtime ist ISO-27001-zertifiziert.
Wie testen wir, ob der Notbetrieb klappt?
Bei Disaster Recovery läuft der erste Test-Failover in der Regel innerhalb von zehn Tagen, danach testen wir vierteljährlich. Sie sehen, welche Anwendungen starten und was Ihre Fachabteilung vorab klären muss. Das Ergebnis dokumentieren Sie für Ihr Notfallhandbuch.
Häufige Fragen
Häufige Fragen zum Backup für Wohnungsunternehmen
Wie lange muss ein Wohnungsunternehmen Unterlagen aufbewahren?
Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse zehn Jahre, Buchungsbelege acht Jahre, Handelsbriefe sechs Jahre (§ 257 HGB, § 147 AO). Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres. Für Mieterakten und Betriebskostenbelege nennen die Paragraphen, die wir geprüft haben, keine eigene Frist. Stellen Sie die Aufbewahrungsdauer im Backup nach Ihrem Aufbewahrungskonzept ein.
Bis wann muss die Betriebskostenabrechnung beim Mieter sein?
Spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums (§ 556 Abs. 3 BGB). Danach ist eine Nachforderung ausgeschlossen, sofern der Vermieter die Verspätung nicht zu vertreten hat. Fehlen Belege nach einem Systemausfall, hilft nur ein Backup, das die Daten vollständig zurückbringt.
Fällt ein Wohnungsunternehmen unter die NIS2-Richtlinie?
Die Wohnungswirtschaft steht nicht in Anlage 1 oder 2 BSIG. Betreiben Sie aber ein Fernwärmenetz, nennt Anlage 1 Betreiber von Fernwärme- oder Fernkälteversorgung. Dann gelten Größenschwellen: wichtige Einrichtungen ab 50 Mitarbeitern oder über 10 Millionen Euro Umsatz und Bilanzsumme, besonders wichtige ab 250 Mitarbeitern. Die BSI-Betroffenheitsprüfung klärt den Einzelfall.
Müssen Wohnungsgenossenschaften Daten für die Prüfung vorhalten?
Ja. Nach § 53 GenG sind Einrichtungen, Vermögenslage und Geschäftsführung mindestens in jedem zweiten Geschäftsjahr zu prüfen, bei einer Bilanzsumme über 2 Millionen Euro jedes Jahr. Der Prüfer braucht Zugriff auf Buchhaltung und Belege. Ein geprüftes Backup stellt sicher, dass Sie diese Unterlagen nach einem Ausfall wieder vorlegen können.
Mit Ihren eigenen Daten
15-minütige Demo vereinbaren
Wir zeigen Ihnen ein Backup und eine Wiederherstellung und beantworten Ihre Fragen auf Deutsch, Niederländisch oder Englisch. Kein Callcenter im Ausland, keine Chatbots.